In Outlook ständig zwischen E-Mails, Kalender, Aufgaben, Personen (Kontakten) hin und her springen? Lässt sich in der Praxis kaum vermeiden, wenn beispielsweise Termine abzustimmen sind. Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, dass das ständige Wechseln mit einem einfachen Trick überflüssig wird.

(C) 2020 – 2023 Das Lösungs-Video by Markus Hahner & Kai Schneider

Wir nutzen die Versammlungs-Funktion (englisch „Town Hall“, ehemals Liveereignis) von Microsoft Teams zum Aufzeichnen der Lösungs-Videos, finalisiert wird mit Camtasia von TechSmith.

P.S. Wer uns einen Kaffee oder Kakao spendieren möchte – da das/die Video(s) gefallen -, wir alle können es gebrauchen (machen die Nachtschichten irgendwie angenehmer). Wir sagen schon mal DANKE!

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Die Rechnungsnummer und das Datum sollen nicht nur im Fließtext der Rechnung, sondern auch in der Kopfzeile auf allen folgenden Seiten erscheinen. Wie sich solche „Verknüpfungen“ so anlegen lassen, dass diese automatisch im ganzen Dokument immer aktuell sind, erläutern Maria Hoeren und Markus Hahner.

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Zu einer E-Mail im Posteingang sollen Informationen hinzugefügt werden – aber bitte nicht, indem die eingegangene E-Mail bearbeitet wird. Denn das ist schon aufgrund von Aufbewahrungsfristen oder der Notwendigkeit, die Original-E-Mail weiterleiten zu müssen, eine schlechte Idee. Wie es besser geht, zeigen Markus Hahner und Kai Schneider.

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Auch in Windows 10/11 vereinfachen unzählige Icons das Finden der gewünschten Funktion. Gleichgültig, ob in den Einstellungen oder in der Taskleiste im Info-Bereich, überall kommen sie zum Einsatz. Für Dokumentationen oder eigene Tools hat Microsoft die Icons in TrueType-Schriften gepackt. Wie sie sich nutzen lassen, verraten Kai Schneider und Markus Hahner.

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Beim Festlegen von Terminen in Outlook ist es unabdingbar, die bereits vorhandenen Aufgaben immer im Blick zu behalten. Sonst besteht die Gefahr, zu viel zur gleichen Zeit erledigen zu wollen. Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, wie komfortabel Outlook die Termin- und Aufgabenplanung unterstützt.

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Der Navigationsbereich mit den Schaltflächen zum Wechsel zwischen E-Mails, Kalendern, Kontakten etc. erscheint plötzlich am linken Rand – anstelle wie bisher unten? Wie sich die alte, gewohnte Einstellung mit wenigen Mausklicks wiederherstellen lässt, zeigen Markus Hahner und Kai Schneider.

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In einem Bild soll eine Person oder ein bestimmtes Objekt gekennzeichnet oder besonders hervorgehoben werden? Kai Schneider und Markus Hahner meinen, jetzt bloß keine Pfeile oder Rahmen einzeichnen! Denn das geht mit dem gezeigten Freistelltrick in PowerPoint, Word, Excel oder Outlook viel eindrucksvoller.

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Blöd, wenn der Absender nicht weiß, ob der Empfänger der Teams-Nachricht oder E-Mail überhaupt erreichbar ist. Weil er im wohlverdienten Urlaub weilt oder geschäftlich unterwegs ist.  Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, wie sich mit wenigen Mausklicks in Teams eine automatische Abwesenheitsnachricht hinterlegen lässt, die dann auch gleich für Outlook gilt.

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Auf dem neu installierten PC sind plötzlich wieder viele Wörter rot unterstrichen? Die Office-Programme kennen die in den letzten Jahren mühsam zum Wörterbuch hinzugefügten Wörter nicht mehr? Wie sich benutzerdefinierte Wörterbücher mit wenigen Mausklicks von einem PC auf einen anderen kopieren lassen, zeigen Maria Hoeren und Markus Hahner.

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Ist das eigene E-Mail-Konto in Outlook auf dem Desktop-PC, auf dem Notebook oder dem Tablet eingerichtet, sorgt der Exchange-Server dafür, dass Nachrichten, Termine oder Aufgaben immer synchron sind. Und wie lässt sich das mit den E-Mail-Signaturen lösen? Wo diese gespeichert sind und was zu kopieren ist, zeigen Markus Hahner und Kai Schneider.

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