So umfangreich die Outlook (classic)-Suche mit ihren unzähligen Einstellmöglichkeiten und der eigenen Suchen-Registerkarte auch ist, bei der Anzeige der Suchergebnisse fehlt ein entscheidender Hinweis: In welchem Ordner ist die gewünschte E-Mail abgelegt? Befindet sie sich noch in den Untiefen des Posteingangs oder wurde sie schon in den passenden Archivordner verschoben? Kein Problem für Maria Hoeren und Kai Schneider, denn sie passen einfach die Anzeige der Suchergebnisse an. Und dann erscheint bei jeder gefundenen E-Mail künftig auch immer der Speicherort der E-Mail. Je nach Breite der E-Mail-Liste entweder als dritte Zeile in den Suchergebnissen oder in einer eigenen Spalte. (Das Lösungsvideo Nr. 978 wurde am 17.8.2026 veröffentlicht.)

(C) 2020 – 2026 Das Lösungs-Video by Markus Hahner & Kai Schneider

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Eine eigene Tastenkombination zum Einfügen des Weiblich ♀- bzw. Männlich ♂-Symbols in Word? Kein Problem, wie im Lösungsvideo Nr. 970 zu sehen. Doch was tun, wenn die Zeichen auch in den anderen Office-Programmen wie PowerPoint, Outlook (classic), Excel oder OneNote benötigt werden? Dann hilft das Anlegen eines AutoKorrektur-Eintrags weiter, wie Kai Schneider und Maria Hoeren zeigen. Damit lässt sich das gewünschte Zeichen ebenfalls im Handumdrehen an der aktuellen Cursorposition einfügen. Zu beachten ist, dass sowohl die Tastenkombination als auch die AutoKorrektur immer nur auf dem PC zur Verfügung steht, auf dem sie angelegt wurde. (Das Lösungsvideo Nr. 972 wurde am 3.8.2026 veröffentlicht.)

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In Word lässt sich auf der Registerkarte „Ansicht“ mit einem Klick auf das Kontrollkästchen „Lineal“ das Zeilenlineal dauerhaft aktivieren. Damit lassen sich dann Tabstopps für die Textausrichtungen setzen oder die Anpassung der Spaltenbreite in Tabellen ganz einfach bewerkstelligen. Und in Outlook (classic)? Auch dort ist es ab und an notwendig, Text auszurichten oder Tabellen zu bearbeiten. Markus Hahner und Eric Müller kennen den Trick, wie sich auch hier ganz einfach im E-Mail-Fenster das Lineal einschalten oder bei Bedarf auch wieder ausschalten lässt. Outlook (classic) merkt sich dann immer die letzte Einstellung und bietet somit den gleichen Komfort wie Word. (Das Lösungsvideo Nr. 963 wurde am 13.7.2026 veröffentlicht.)

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Mal eben eine Teams-Besprechung in Outlook anlegen? Kein Problem, wenn Teams und Outlook auf dem PC installiert sind. Denn dann genügt bei aktivem Kalender in der Registerkarte „Start“ oder im Dialogfeld „Neuer Termin“ auf der Registerkarte „Termin“ ein Klick auf die Schaltfläche „Teams-Besprechung“. Doch was tun, wenn dort die Schaltfläche plötzlich fehlt? Wie sich die Schaltfläche beispielsweise nach einem Outlook- oder PC-Absturz wieder herstellen lässt, wissen Maria Hoeren und Kai Schneider. Sie zeigen, wie sich das Ganze mit nur wenigen Mausklicks dauerhaft reparieren lässt. (Das Lösungsvideo Nr. 955 wurde am 24.6.2026 veröffentlicht.)

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So umfangreich Excel, PowerPoint oder Word auch sind, irgendeine Funktion fehlt immer. Zum Glück lassen sich die Office-Programme mithilfe von Add-Ins beinahe beliebig erweitern, um so dringend benötigte Funktionalitäten nachzuinstallieren. Während die klassischen VBA- und COM-Add-Ins immer auf dem lokalen Client im Benutzerprofil via Kopiervorgang bzw. Setup-Programm zu installieren sind, ist dies bei den erstmals mit Office 2013 eingeführten (Web) Add-Ins nicht mehr der Fall. Denn diese werden direkt vom Microsoft Marketplace heruntergeladen und sind dann aktiv – ähnlich wie Browser-Add-Ins. Wie sich das Ganze verhält, wenn eine Office-Datei ein solches Add-In nutzt und die Datei auf einem anderen Client bzw. von einem anderen Benutzer geöffnet wird, zeigen Kai Schneider und Markus Hahner. (Das Lösungsvideo Nr. 949 wurde am 10.6.2026 veröffentlicht.)

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In der E-Mail vor und während der Urlaubszeit auf die geänderten Öffnungszeiten hinweisen? Haftungshinweise in der aktuellen E-Mail einfügen? Es gibt unendlich viele Situationen, in denen vorgefertigte Texte die Arbeit enorm erleichtern können. Solche Schnellbausteine –auch unter dem Begriff „Textbausteine“ bekannt – lassen sich in Outlook (Classic) bereits seit der Version 2007 mit wenigen Mausklicks anlegen. In Outlook (New) bzw. Outlook Web App („OWA“) hat sich Microsoft lange Zeit gelassen, eine solche Funktion zu integrieren. Zum Glück ist es jetzt auch dort soweit! Wie einfach sich vorgefertigte Texte in Outlook (New)/OWA im Handumdrehen nutzen lassen, zeigen Markus Hahner und Kai Schneider. (Das Lösungsvideo Nr. 948 wurde am 12.6.2026 veröffentlicht.)

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Wenn der Versand von E-Mails beispielsweise immer über die Info-Adresse des Unternehmens erfolgt, landen dort standardmäßig auch alle Antwort-E-Mails. Was tun, damit beim Klick auf „Antworten“, die Antwort-E-Mail automatisch beim entsprechenden Projektmitarbeiter und nicht im großen, unübersichtlichen allgemeinen Eingangskorb landet? Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, was hierzu in Outlook (classic) als auch in Outlook (new) einzustellen ist. Mit diesem Zeitspartrick lässt sich das mühsame manuelle Verteilen von Rückantworten automatisieren. Die E-Mails landen dann immer ganz automatisch beim richtigen Ansprechpartner.

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Beim Schreiben der Empfänger-E-Mail-Adresse schlägt Outlook automatisch Adressen vor – und zwar auf Basis der Empfänger, die in der Vergangenheit bereits angemailt wurden. In den älteren Outlook-Versionen lassen sich dort beispielsweiseveraltete Adressen einfach durch das Anklicken des X hinter der E-Mail-Adresse entfernen. In den neuen Outlook-Versionen steht diese Funktion leider nicht mehr zur Verfügung. Was tun? Kai Schneider und Markus Hahner zeigen, wie sich auf einen Schlag alle Vorschläge entfernen lassen. Oder noch besser: Wie sich mithilfe eines kostenlosen Tools einzelne E-Mail-Adress-Vorschläge selektiv entfernen lassen.

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Gleichgültig, ob eingeschobene Haupt- und Nebensätze, Themenwechsel oder andere Wechsel im Satzbau: Die Trennung vom restlichen Text erfolgt häufig mit einem Gedankenstrich. Der Gedankenstrich (wird auch als Halbgeviertstrich bezeichnet) ist etwas länger als das normale Minuszeichen, das als Trennstrich oder bei Berechnungen zum Einsatz kommt. Leider gibt es auf der Tastatur keine eigene Gedankenstrich-Taste, sodass das Minuszeichen herhalten muss. Während PowerPoint und Word falsche Minuszeichen oft erkennen und in einen Gedankenstrich umwandeln, funktioniert dies in Excel nicht. Die Alternative? Einfach die von Kai Schneider und Markus Hahner gezeigte Tastenkombination nutzen – die funktioniert in unzähligen Programmen! Der Gedankenstrich trennt Satzteile und ist länger als das Minuszeichen. Auf der Tastatur gibt es keine eigene Taste, aber mit der von Kai Schneider und Markus Hahner gezeigten Tastenkombination klappt es in vielen Programmen!

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Zeitsparen durch E-Mail-Textrecycling? Oder noch besser, durch vorbereitete E-Mails, die schon alle wesentlichen Informationen beinhalten und nur noch mit ein paar Details vervollständigt werden müssen? Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, dass sich dieses Szenario in Outlook New bzw. in der Outlook WebApp (OWA) ganz einfach umzusetzen lässt. Denn dort können E-Mails als Vorlage gespeichert werden, um dann neue Nachrichten auf Basis einer solchen Vorlage im Handumdrehen zu erstellen. So lassen sich nervige Routinearbeiten endlich vereinfachen.

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