Office 365 | Die PowerApp „Help Desk“ installieren, konfigurieren und nutzen (Teil 1/3)

Wer sich schon mal die Beispiele in PowerApps angeschaut hat, findet dort auch das Beispiel „Help Desk“. Um dieser App Leben einzuhauchen, muss man einige Einstellungen vornehmen. In diesem 3-teiligen Blogbeitrag werden Schritt-f√ľr-Schritt alle notwendigen Schritte beschrieben und umgesetzt, um am Schluss eine voll-funktionsf√§hige App nutzen zu k√∂nnen .

√úbersicht √ľber das Beispiel

„Helpdesk stellt ein benutzerfreundliches Verfahren f√ľr Endbenutzer da, die Supportexperten zu kontaktieren. Schnell finden Sie Antworten auf Ihre dr√§ngendsten Fragen, Nachverfolgen Sie den Status von offenen Tickets und √ľberpr√ľfen Sie die Einzelheiten fr√ľherer Anfragen. Diese App erfordert ein geringes Ma√ü an Einrichtung, um sie an Ihre Anforderungen anzupassen.“ (Quelle Microsoft)

Voraussetzungen

Registrieren Sie sich bei PowerApps.

Sie m√ľssen √ľber eine g√ľltige SharePoint Online-Lizenz und Berechtigung zum Erstellen von Listen verf√ľgen.

Fangen wir an.

Erstellen der HelpDesk-SharePoint-Liste

In dieser Liste werden die Help Desk-Tickets gespeichert.

  1. √Ėffnen Sie einen Webbrowser und navigieren Sie zu https://admin.microsoft.com.
  2. Melden Sie sich mit einem Konto an, das √ľber die Berechtigung zum Erstellen von SharePoint-Listen verf√ľgt.
  3. Navigieren Sie zur Websitesammlung, in der Sie die Liste ‚ÄěHelpDesk‚Äú erstellen m√∂chten oder erstellen Sie eine neue SharePoint-Seite.
    Ob Sie bei der Erstellung eine TEAM-Seite oder eine Kommunikations-Seite erstellen, spielt an dieser Stelle keine Rolle.
  4. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol oben rechts auf der Webseite.
  5. Klicken Sie auf App hinzuf√ľgen.
  6. Geben Sie im Textfeld Eine App suchen Benutzerdefiniert
  7. Klicken Sie auf das Lupensymbol.
  8. Klicken Sie auf die App Benutzerdefinierte Liste.
  9. Geben Sie im Textfeld Name den Namen HelpDesk
  10. Klicken Sie auf Erstellen.

Erstellen der Spalte ‚ÄěBeschreibung‚Äú

  1. Klicken Sie auf die Auslassungspunkte neben der HelpDesk-Liste und klicken Sie auf Einstellungen.
  2. Klicken Sie auf Spalte erstellen.
  3. Geben Sie im Textfeld Spaltenname die Bezeichnung Description ein
  4. Klicken Sie in der Optionsfeldliste Der Informationstyp dieser Spalte ist auf Mehrere Textzeilen.
  5. Klicken Sie in der Optionsfeldliste Diese Spalte muss Informationen enthalten auf Ja.
  6. W√§hlen Sie in der Optionsfeldliste Zu erlaubender Texttyp ausw√§hlen Nur-Text
  7. Klicken Sie auf OK.

Erstellen der Spalte ‚ÄěKategorie‚Äú

  1. Klicken Sie auf Spalte erstellen.
  2. Geben Sie im Textfeld Spaltenname die Bezeichnung Category ein.
  3. Klicken Sie in der Optionsfeldliste Der Informationstyp dieser Spalte ist auf Auswahl.
  4. Geben Sie im Textfeld Geben Sie jede Auswahl in einer neuen Zeile ein die folgenden Werte jeweils in einer neuen Zeile ein:
    • LAPTOP/PC Ger√§teproblem
    • LAPTOP/PC Softwareproblem
  5. W√§hlen Sie in der Optionsfeldliste Eindeutige Werte erzwingen den Wert Nein
  6. W√§hlen Sie in der Optionsfeldliste Auswahl anzeigen durch den Wert Dropdownmen√ľ
  7. Geben Sie im Textfeld Standardwert den Wert LAPTOP/PC Ger√§teproblem
  8. Klicken Sie auf OK.

Erstellen der Spalte ‚Äě% abgeschlossen‚Äú

  1. Klicken Sie auf Spalte erstellen.
  2. Geben Sie im Textfeld Spaltenname die Bezeichnung PercentComplete
  3. Klicken Sie in der Optionsfeldliste Der Informationstyp dieser Spalte ist auf Zahl (1, 10, 100).
  4. Klicken Sie in der Optionsfeldliste Spalte muss Informationen enthalten auf Nein.
  5. Klicken Sie auf OK.

Erstellen der Spalte ‚ÄěPriorit√§t‚Äú

  1. Klicken Sie auf Spalte erstellen.
  2. Geben Sie im Textfeld Spaltenname die Bezeichnung Priority ein.
  3. Klicken Sie in der Optionsfeldliste Der Informationstyp dieser Spalte ist auf Auswahl.
  4. Geben Sie im Textfeld Geben Sie jede Auswahl in einer neuen Zeile ein die folgenden Werte jeweils in einer neuen Zeile ein:
    • HOCH
    • MITTEL
    • NIEDRIG
  5. W√§hlen Sie in der Optionsfeldliste Eindeutige Werte erzwingen den Wert Nein
  6. W√§hlen Sie in der Optionsfeldliste Auswahl anzeigen durch den Wert Dropdownmen√ľ
  7. Geben Sie im Textfeld Standardwert den Wert NIEDRIG
  8. Klicken Sie auf OK.

Erstellen der Spalte ‚ÄěTaskStatus‚Äú

  1. Klicken Sie auf Spalte erstellen.
  2. Geben Sie im Textfeld Spaltenname die Bezeichnung TaskStatus ein.
  3. Klicken Sie in der Optionsfeldliste Der Informationstyp dieser Spalte ist auf Auswahl.
  4. Geben Sie im Textfeld Geben Sie jede Auswahl in einer neuen Zeile ein die folgenden Werte jeweils in einer neuen Zeile ein:
    • NICHT GESTARTET
    • IN BEARBEITUNG
    • ABGESCHLOSSEN
    • ZUR√úCKGESTELLT
    • WARTEN AUF CSR
  5. W√§hlen Sie in der Optionsfeldliste Eindeutige Werte erzwingen den Wert Nein
  6. W√§hlen Sie in der Optionsfeldliste Auswahl anzeigen durch den Wert Dropdownmen√ľ
  7. Geben Sie im Textfeld Standardwert den Wert NICHT GESTARTET
  8. Klicken Sie auf OK.

Erstellen der Spalte ‚ÄěZugewiesenAn‚Äú

  1. Klicken Sie auf Spalte erstellen.
  2. Geben Sie im Textfeld Spaltenname die Bezeichnung AssignedTo ein.
  3. Klicken Sie in der Optionsfeldliste Der Informationstyp dieser Spalte ist auf Person oder Gruppe.
  4. Klicken Sie in der Optionsfeldliste Diese Spalte muss Informationen enthalten auf Nein.
  5. W√§hlen Sie in der Optionsfeldliste Mehrfachauswahl zulassen den Wert NEIN
  6. Klicken Sie auf OK.

Bearbeiten der Spalte ‚ÄěTitel‚Äú

  1. Klicken Sie auf den Link zur Spalte Titel und benennen diese um in Title
  2. Klicken Sie in der Optionsfeldliste Diese Spalte muss Informationen enthalten auf Nein.
  3. Klicken Sie auf OK.

Wenn Sie alles wie oben beschrieben gemacht haben, sollte es wie folgt aussehen.

Die Erstellung der SharePoint-Liste ist somit abgeschlossen.

Wechseln Sie nun √ľber die Brotkrummen-Navigation zu Ihrer SharePoint-Liste.

Weiter geht’s in dem n√§chsten Blog-Beitrag, in dem wir die SharePoint-Liste mit der PowerApp verbinden. Im dritten Teil f√ľgen wir noch einige Flows dazu, um alle beteiligten Personen automatisch zu benachrichtigen.


Teil 2: Office 365 | Die PowerApp ‚ÄěHelp Desk‚Äú installieren, konfigurieren und nutzen (Teil 2/3)

Teil 3: Office 365 | Die PowerApp ‚ÄěHelp Desk‚Äú installieren, konfigurieren und nutzen (Teil 3/3)

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