Kennen Sie schon die Besprechungsoptionen einer TEAMS-Besprechung?
Sie planen regelmäßig TEAMS-Besprechungen aus Outlook heraus und würden gerne gleich beim Erstellen festlegen wer im Wartebereich warten muss, wer in dem Meeting präsentieren darf?
Kein Problem – eigentlich! Wenn diese Optionen nicht, in meinen Augen, gut versteckt wären.
Einrichtung Besprechungsoptionen – Schritt für Schritt erklärt
Schritt 1 | Wechseln Sie Outlook in den Kalender mit einem Klick auf das Kalendersymbol – die Profis betätigen die Tastenkombination STRG + 2 – und wählen im Menüband den Befehl Neue Teams-Besprechung.
Schritt 2 | Tragen Sie wie üblich die Informationen zu Titel, Erforderliche und Optionale Teilnehmer und verfassen einen Einladungstext.
Schritt 3 | Klicken Sie innerhalb des TEAMS-Besprechung-Textblockes auf die Besprechungsoptionen.
Schritt 4 | Nicht wundern – es öffnet sich eine Webseite innerhalb ihres Standardbrowsers.
Schritt 5 | Nun kann festgelegt werden, wer den Wartebereich umgehen kann, also wer direkt im Meeting ist und wer vor der Tür warten muss. Manchmal sehr praktisch um sich noch kurz abzustimmen und dann die Teilnehmer reinlässt, also praktisch die Tür zum Meetingraum öffnet.
Die Variante, dass Nur ich, also der Organisator zugelassen ist, ist erst seit einigen Tagen aktiv. Praktisch, wenn man noch ein paar Vorbereitungen treffen möchte und das Meeting vorzeitig startet.
Schritt 6 | Die Option Wer kann präsentieren? legt fest, wer während eines Meetings seinen Bildschirm, ein Programm, eine PowerPoint-Datei etc. den anderen Teilnehmern zeigen kann/darf.
Bei der Variante Bestimmte Personen kann ich aus dem Teilnehmerkreis Personen bestimmen, die neben dem Organisator präsentieren dürfen.
Schritt 7 | Zum Abschluß die Änderungen mit Speichern abschließen.
Das war es auch schon!
Während des Teams-Meeting hat der Organisator später die Möglichkeit, weitere Referenten zu bestimmen, sofern bei der Einladung jemand vergessen wurde oder sich während des Meetings herausstellt, dass eine weitere Person etwas präsentieren muss.
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