Während einer Teams-Besprechung mal eben eine Datei vom eigenen PC via Drag’n’Drop in den Chat schieben und so mit den anderen teilen? Oder in einem anderen Chat oder einer Unterhaltung Dateien teilen? Was lange Zeit völlig problemlos möglich war, quittiert Teams seit ein paar Wochen nun mit dem Hinweis „Externes Teilen ist nicht zulässig“. Obwohl genau diese Funktion im Admin Center von Teams oder via PowerShell-Kommando extra aktiviert ist (siehe Lösungsvideo Nr. 934). Ist das Teilen nun wirklich nicht mehr möglich? Keineswegs, wie Kai Schneider und Markus Hahner wissen. Es ist lediglich ein anderer Weg notwendig, wie im aktuellen Lösungsvideo zu sehen. (Das Lösungsvideo Nr. 983 wurde am 28.8.2026 veröffentlicht.)

(C) 2020 – 2026 Das Lösungs-Video by Markus Hahner & Kai Schneider

Wir nutzen die Versammlungs-Funktion (englisch „Town Hall“, ehemals Liveereignis) von Microsoft Teams zum Aufzeichnen der Lösungs-Videos, finalisiert wird mit Camtasia von TechSmith.

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Mit Unterstützung der Genehmigungsfunktion in Teams lassen sich sehr leicht Workflows für das Vier-/Mehr-Augen-Prinzip abbilden. So können beispielsweise Verträge aber auch Urlaubsanträge oder wichtige Kundendokumente ganz leicht genehmigt werden. Mit der von Markus Hahner und Kai Schneider gezeigten Vorgehensweise gelingt das auch direkt aus Word heraus – der anfängliche Umweg über Teams ist nicht mehr notwendig. Einfach das gewünschte Dokument beispielsweise auf OneDrive öffnen und die Genehmigungsanforderung starten. Selbstverständlich landen alle Anforderungen und genehmigten Dokumente auch beim Start aus Word heraus in der zentralen Verwaltung/Übersicht in der Genehmigungs-App in Teams. (Das Lösungsvideo Nr. 947 wurde am 5.6.2026 veröffentlicht.)

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Mit Dritten gemeinsam an einer PowerPoint- oder Word-Datei zu arbeiten, ist – sofern die Datei auf SharePoint oder OneDrive abgelegt ist – dank der Teilen-Schaltfläche im Handumdrehen erledigt. Maria Hoeren und Kai Schneider zeigen, wie Copilot auch gleich noch eine Zusammenfassung erzeugt, damit der Empfänger der Einladung sofort weiß, um was es geht.

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In Camtasia-Video-Projekten kommen Szenen-Trennfolien in Form von Bildern zum Einsatz? Was tun, wenn eines dieser Bilder fehlerhaft ist? Markus Hahner und Axel Becker zeigen, wie sich die Bilder mit Unterstützung von Snagit mit wenigen Mausklicks korrigieren lassen – ohne mühsames Entfernen und erneutes Einbinden in Camtasia!

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Das Forms-Formular ist fertig, doch wie wird es am einfachsten allen Benutzern eines Teams-Kanals zur Verfügung gestellt? Dank des gezielten Sendens der Einladung an Teams ist auch dies mit wenigen Mausklicks erledigt, wie Markus Hahner und Kai Schneider erläutern.

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Wie lässt sich sicherstellen, dass in der täglichen E-Mail-Flut eine Nachricht garantiert Beachtung findet? Der besonders reißerische Betreff hilft nur selten weiter. In diesem Fall einfach den Erinnerungs-Trick von Markus Hahner und Kai Schneider nutzen. Er sorgt dafür, dass die E-Mail im Empfänger-Postfach besonders hervorgehoben wird.

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Kanäle sind in Teams eine hervorragende Möglichkeit, Informationen und Daten zu einer dedizierten Aufgabe an einem Ort zusammenzufassen. Fallen für diese Aufgaben Termine an, ist es hilfreich auch diese in dem Kanal zu hinterlegen. Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, wie sich für solche Fälle Kanalkalender einrichten lassen.

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Die Informationen auf einer SharePoint-News-Seite sollen Personen via E-Mail zur Verfügung gestellt werden, die selbst keinen Zugriff auf die SharePoint-Seite haben oder diese nicht regelmäßig besuchen? Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, mit welcher neuen SharePoint-Funktion dies im Handumdrehen möglich ist.

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Wie lassen sich Nachrichten im Teams-Chat fix und fertig vorbereiten und anschließend zeitgesteuert vollautomatisch versenden? Beispielsweise zum Versenden von Projektnachrichten, Unternehmensinfos oder (Geburtstags-)Grüßen? Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, wie es am einfachsten geht.

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Schon wieder erscheint beim Anklicken einer E-Mail der nervige Hinweis, dass der Empfänger unbedingt eine Lesebestätigung erhalten möchte. Natürlich lässt sich die Meldung auch wegklicken, ohne dass die Bestätigung versandt wird. Aber je nach E-Mail-Konto wäre es doch besser, die Aufforderung würde erst gar nicht erscheinen. Wie’s geht, zeigen Markus Hahner und Kai Schneider.

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