In Teams wird für jede Besprechung automatisch ein Chat angelegt, in dem die komplette Kommunikation der jeweiligen Besprechung abgelegt ist. So praktisch das Verhalten fürs schnelle Nachschlagen oder gezielte Suchen von Informationen auch ist, es sorgt im Laufe der Zeit für sehr, sehr viele Chats in der Chat-Übersicht. Die Lösung? Einfach den entsprechenden Chat über das Chat-Kontextmenü „stummschalten“, worauf er aus der Liste verschwindet. Doch wie kann ein stummgeschalteter Chat dann bei Bedarf wieder geöffnet werden? Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, mit welcher Teams-Einstellung sich auf stummgeschaltete Chats dauerhaft wieder zugreifen lässt und wie sich solche Chats perfekt in Teams verwalten lassen. (Das Lösungsvideo Nr. 945 wurde am 1.6.2026 veröffentlicht.)

(C) 2020 – 2026 Das Lösungs-Video by Markus Hahner & Kai Schneider

Wir nutzen die Versammlungs-Funktion (englisch „Town Hall“, ehemals Liveereignis) von Microsoft Teams zum Aufzeichnen der Lösungs-Videos, finalisiert wird mit Camtasia von TechSmith.

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Metadaten-Spalten sind in Listen und Bibliotheken in SharePoint unentbehrlich. Denn diese kommen nicht nur beim Filtern und Suchen von Daten zum Einsatz, auch Copilot greift auf die Metadaten zurück. Um das Ausfüllen der Metadaten und sich ständig wiederholende Eingaben – beispielsweise die Eingabe eines Ansprechpartners – zu vereinfachen, lassen sich sogenannte „Schnellschritte“, besser bekannt als „QuickSteps“, hinterlegen. Dann genügt – wie Markus Hahner und Kai Schneider zeigen – künftig ein Mausklick, und die gewünschten Daten werden in die Metadaten-Spalte eingetragen. Dies spart eine Menge Zeit und sorgt je nach Inhalt so nebenbei auch für konsistente Einträge.

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Sind in der SharePoint-Liste alle Vertragsdaten hinterlegt und somit auch in einer Spalte das Ablaufdatum? Um frühzeitig eine Vertragsverlängerung anzustoßen, müssen die Datumsangaben bisher regelmäßig manuell überwacht werden. Kai Schneider und Dominik Petri zeigen, wie eine einfache Regel diese mühsame Arbeit übernimmt.

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Mit der Tastenkombination Alt + F10 wird der Auswahlbereich geöffnet: Dieser zeigt rechts in einem Aufgabenbereich eine übersichtliche Liste aller Objekte auf einer PowerPoint-Folie, einer Excel-Arbeitsmappe oder einer Word-Seite an. Dort lässt sich jedes Objekt auswählen, umbenennen, neu anordnen, etc. [Ute Simon]

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Im #Lösungsvideo 425 geht es um das Umbenennen von Standardspalten, beispielsweise der Titelspalte. Doch was tun, wenn diese Spalte generell nicht benötigt wird? Einfach ausblenden hilft nicht weiter, da dann die Spalte beim Füllen der Daten immer noch berücksichtigt werden muss. Wie die Spalte dauerhaft verschwindet, zeigen Markus Hahner und Kai Schneider.

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Was verbirgt sich hinter einem Schlagwort wie MFA, ODT etc.? Damit alle im Unternehmen schnell solche Schlagworte – die auch als Akronyme oder Abkürzungen bezeichnet werden – und deren Bedeutung nachschlagen können, lassen sich diese ganz einfach in SharePoint hinterlegen. So können sie immer über die SharePoint-Suche gefunden werden. Wie’s geht, zeigen Markus Hahner und Kai Schneider.

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Befinden sich in einer SharePoint-Bibliothek oder -Liste vertrauliche Daten, dürfen diese nicht bei der SharePoint-Suche angezeigt werden. Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, welche Einstellungen notwendig sind, damit die Daten künftig nicht mehr in den Suchergebnissen auftauchen und wer die Rechte besitzt, diese Änderung durchzuführen.

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Für ein anderes Projekt wird eine Kopie einer eigenen, individualisierten SharePoint-Dokumentenbibliothek oder SharePoint-Liste benötigt. Leider bietet SharePoint aber keine Kopierfunktion an. Mit welchem Trick das Ganze dennoch „kopiert“ werden kann, wissen  Markus Hahner und Kai Schneider.

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In einer Excel-Tabelle befinden sich sämtliche Bestellungen aller Kunden. Dort soll aber nur die jeweils neuste Bestellung angezeigt werden, die restlichen Datensätze werden nicht benötigt. Wie sich eine solche Aufgabe mithilfe der Sortier-Funktion und der Funktion „Duplikate entfernen“ im Handumdrehen umsetzen lässt, wissen Kai Schneider und Susanne Lubina.

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Dank der Listen-Funktion in Snagit lassen sich auf Screenshots sehr einfach fortlaufende Nummern hinzufügen. Doch auf einem neuen Screenshot beginnt Snagit dann wieder mit der „1“. Wie sich auch über mehrere Screenshots hinweg fortlaufend nummerieren lässt, wissen Ute Simon und Axel Becker.

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