Beim Schreiben der Empfänger-E-Mail-Adresse schlägt Outlook automatisch Adressen vor – und zwar auf Basis der Empfänger, die in der Vergangenheit bereits angemailt wurden. In den älteren Outlook-Versionen lassen sich dort beispielsweiseveraltete Adressen einfach durch das Anklicken des X hinter der E-Mail-Adresse entfernen. In den neuen Outlook-Versionen steht diese Funktion leider nicht mehr zur Verfügung. Was tun? Kai Schneider und Markus Hahner zeigen, wie sich auf einen Schlag alle Vorschläge entfernen lassen. Oder noch besser: Wie sich mithilfe eines kostenlosen Tools einzelne E-Mail-Adress-Vorschläge selektiv entfernen lassen.

(C) 2020 – 2026 Das Lösungs-Video by Markus Hahner & Kai Schneider

Wir nutzen die Versammlungs-Funktion (englisch „Town Hall“, ehemals Liveereignis) von Microsoft Teams zum Aufzeichnen der Lösungs-Videos, finalisiert wird mit Camtasia von TechSmith.

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Die via E-Mail oder Download-Link erhaltene Excel-, PowerPoint- oder Word-Datei wird geöffnet – und sofort erscheint unterhalb des Menübands eine gelbe Warnmeldung. Denn die Datei wurde in der geschützten Ansicht geöffnet („Sandbox“). Entsprechend muss das Bearbeiten erst gezielt mit einem Klick auf „Bearbeitung aktivieren“ freigegeben werden. Warum das Ganze? Microsoft schützt uns so vor dem unbeabsichtigten Ausführen von Schadcode, der in Office-Dateien enthalten sein kann. Wie sich eine einzelne Datei oder auch sehr viele Dateien (beispielsweise ein ganzes Vorlagen-Paket für das Unternehmen) vor dem Öffnen/Verteilen als „Sicher“ definieren lassen, wissen  Kai Schneider und Markus Hahner.

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Gleichgültig, ob in E-Mail-Signaturen oder im Impressum von Dokumenten, die später beispielsweise als PDF-Dateien weitergegeben werden: Es ist für die Empfänger eine große Erleichterung, wenn nicht nur der Klick auf die E-Mail-Adresse eine neue Nachricht erzeugt, sondern auch – insbesondere auf Handys – der Klick auf die Telefonnummer den Anruf startet. Und wie sieht es mit Teams-Chats oder Teams-Videoanrufen aus? Auch diese lassen sich mit einem einfachen Klick starten! Markus Hahner und Dominik Petri zeigen Schritt für Schritt, wie sich solche Links anlegen lassen und welche Parameter sie beinhalten müssen.

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War früher Outlook DAS Tool für die Aufgabenverwaltung, so hat in Microsoft 365 der Planner diesen Job übernommen. Der Planner ist wesentlich flexibler und vereinfacht insbesondere auch die Planung, wenn Aufgaben von mehreren Personen zu verwalten sind. Doch muss es wirklich sein, dass bei jeder Aufgabe auch noch eine Erinnerungs-E-Mail versandt wird und den Posteingang flutet? Zum Glück nicht, wie Markus Hahner und Kai Schneider wissen.

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Damit wichtige E-Mails im Arbeitsalltag nicht untergehen, soll Outlook sich am besten nach 10 Tagen melden, damit der Vorgang überprüft werden kann. Muss hier wirklich zusätzlich ein Termin im Kalender hinterlegt werden? Wie das viel einfacher geht, zeigen Markus Hahner und Kai Schneider.

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Es gibt Tage, da läuft der Posteingang fast über. Dabei die besonders wichtigen Nachrichten zeitnah zu entdecken, kann ganz schön schwierig sein. Zum Glück lassen sich solche Nachrichten in der E-Mail-Liste mit einer kleinen Regel immer oben anheften, sodass sie sofort auffallen und nicht untergehen. Markus Hahner und Kai Schneider beschreiben die dafür notwendigen Schritte.

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Mit Copilot eigene E-Mails zu verfassen, ist kein Hexenwerk, das Ergebnis ist erstaunlich gut und für viele eine große Arbeitserleichterung. Noch besser wird es, wenn in Outlook (New) oder in OWA eine Entwurfsanweisung hinterlegt wird. Dann läuft Copilot zur Höchstform auf und die E-Mails erscheinen sehr individuell, wie Markus Hahner und Kai Schneider zeigen.

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In Outlook (New) oder in der Outlook-WebApp („OWA“) ist für E-Mails standardmäßig die Schriftart „Aptos“ eingestellt. Diese Schriftart wird auf vielen E-Mail-Clients noch nicht erkannt und dann durch Times New Roman oder Courier ersetzt. Kai Schneider und Markus Hahner wissen, wie Calibri oder Arial als Standard-Schriftart eingestellt werden kann.

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Mit dem im #Lösungsvideo 684 gezeigten Tipp lassen sich auch im neuen Outlook und in der Outlook-WebApp („OWA“) Bausteine für wiederkehrende Texte etc. nutzen. Was zu tun ist, damit das Symbol zum Einfügen der Bausteine dauerhaft im Menüband erscheint, erläutern Markus Hahner und Kai Schneider.

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Auch im neuen Outlook lassen sich E-Mails in Termine umwandeln. Bislang war hierzu etwas umständlich die Ansicht „Mein Tag“ notwendig. Wesentlich einfacher geht es ab sofort mit dem von Markus Hahner und Kai Schneider gezeigten Weg.

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