In einem Teams-Kanal nach einer Datei zu suchen, war bislang eher schwierig. Denn es musste recht umständlich sowohl im Chat als auch auf dem SharePoint gesucht werden. Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, wie das Ganze mit der neuen Freigeben-Funktion ab sofort wesentlich einfacher klappt.

(C) 2020 – 2025 Das Lösungs-Video by Markus Hahner & Kai Schneider

Wir nutzen die Versammlungs-Funktion (englisch „Town Hall“, ehemals Liveereignis) von Microsoft Teams zum Aufzeichnen der Lösungs-Videos, finalisiert wird mit Camtasia von TechSmith.

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In einer SharePoint-Bibliothek sollen alle Dateien in einem dort angelegten Ordner automatisch spezielle Metadaten erhalten? Ohne dass diese jedes Mal mühsam manuell eingetragen werden müssen? Markus Hahner und Kai Schneider kennen den Trick, wie sich so etwas recht einfach umsetzen lässt.

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Jede Office-Datei bzw. -Vorlage verfügt über eine interne Versionsnummer, die nach Änderungen beim Speichern automatisch erhöht wird. Nach der Entwicklung einer Vorlage und vor der Weitergabe an den Empfänger ist es zu empfehlen, die Version wieder zurückzusetzen. Wie dies möglich ist, wissen Axel Becker und Markus Hahner.

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Beim Klick in das Suchfeld auf einer SharePoint-Seite zeigt SharePoint dauerhaft den kompletten Suchverlauf an. Neben den Sites und Dateien erscheinen dort sämtliche Suchbegriffe, die eingegeben wurden. Wie und wo der Suchverlauf mit wenigen Mausklick gelöscht werden kann, wissen Kai Schneider und Markus Hahner.

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OneDrive eignet sich hervorragend, um Dateien zur Verfügung zu stellen oder gemeinsam und auch gleichzeitig an (Office-)Dateien zu arbeiten. Nachteil: Im Laufe der Zeit fällt es schwer sich darin zu erinnern, wer alles Zugriff hat. Wie man sich eine ausführliche Übersicht der geteilten Dateien anzeigen lassen kann oder in Form einer CSV-Datei exportieren lässt, wissen Markus Hahner und Kai Schneider.

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Gleichgültig, ob Rechnung, Angebot oder andere Dokumente: Der Versand beispielsweise via Outlook sollte immer nur im PDF-Format erfolgen. Doch die schnelle Konvertierung ins PDF-Format ist bei Dateien in der SharePoint-Dokumentenbibliothek nicht vorhanden. Wie es dennoch geht, wissen Markus Hahner und Kai Schneider.

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Im aktuellen Office-Programm sind dutzende Dokumente geöffnet. Müssen sie am Feierabend tatsächlich alle mühsam nacheinander geschlossen werden? Nicht, wenn der Symbolleiste-für-den-Schnellzugriff-Trick von Kai Schneider und Markus Hahner zum Einsatz kommt: Dann genügt künftig genau ein Mausklick!

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Für beliebige Notizen in einem Teams-Kanal eignen sich OneNote-Notizbücher. Da Teams bereits beim Anlegen eines Teams auch ein Notizbuch erzeugt, lässt sich dieses mit wenigen Klicks nutzen. Wie’s geht und wie sich weitere Notizbücher hinzufügen und verwalten lassen, wissen Markus Hahner und Kai Schneider.

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Ist das eigene E-Mail-Konto in Outlook auf dem Desktop-PC, auf dem Notebook oder dem Tablet eingerichtet, sorgt der Exchange-Server dafür, dass Nachrichten, Termine oder Aufgaben immer synchron sind. Und wie lässt sich das mit den E-Mail-Signaturen lösen? Wo diese gespeichert sind und was zu kopieren ist, zeigen Markus Hahner und Kai Schneider.

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In Teams ständig zwischen Chat, Kalender, Dateien oder Aktivität hin- und herspringen? Markus Hahner und Kai Schneider lassen dazu die Finger auf der Tastatur und nutzen leicht zu merkende Tastenkombinationen. Oder den Verlauf, der die zuletzt genutzten Inhalte anbietet.

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