Wann sind Besprechungen erfolgreich? Dann, wenn sie gut geplant sind! Wie das Ganze in Teams funktioniert, wissen Maria Hoeren und Kai Schneider: Gleichgültig, ob Dateien gemeinsam benötigt werden, Umfragen via Forms erfolgen sollen oder der Einsatz des Whiteboards oder Besprechungsnotizen geplant sind – all das lässt sich im Vorfeld in Ruhe vorbereiten.

(C) 2020 – 2026 Das Lösungs-Video by Markus Hahner & Kai Schneider

Wir nutzen die Versammlungs-Funktion (englisch „Town Hall“, ehemals Liveereignis) von Microsoft Teams zum Aufzeichnen der Lösungs-Videos, finalisiert wird mit Camtasia von TechSmith.

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Das Ausfüllen von Anwesenheitslisten ist immer nervig – aber bei Schulungen, Sitzungen und vielem mehr nun einmal unabdingbar. Was tun bei Teams-Besprechungen? Wer übernimmt hier diese Aufgabe? Dominik Petri, Kai Schneider und Markus Hahner zeigen, wie Teams diese Aufgabe ganz automatisch erledigt.

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Wenn sowieso fast nur noch Teams-Besprechungen in Outlook angelegt werden, warum dann nicht Zeit sparen und Outlook so einstellen, dass dies der Standard bei neuen Besprechungen ist? Maria Hoeren und Kai Schneider kennen die passende Einstellung in Outlook 365. Und wissen auch, was in Ausnahmefällen zu tun ist.

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Warum können Sie in Microsoft Teams für ein Meeting keine Gäste einladen? Das ist nur möglich, wenn Sie die Funktion im 365-Admincenter einmalig aktiviert haben. Wie’s geht, zeigen Ihnen Kai Schneider und Markus Hahner in diesem Lern-Snack.

Wenn Ihnen dieser Lern-Snack gefallen hat, dann freuen wir uns über Feedback. Sie haben Wünsche und Anregungen für weitere Lern-Snacks? Lassen Sie es uns wissen. Sie erreichen uns per E-Mail, auf unserer Facebook-Seite oder in unserem Blog.

Übrigens: Die Lern-Snacks zeichnen wir mit der Liveereignis-Funktion von Microsoft Teams auf.

Leider hat Microsoft in der neuen Funktion der Hintergründe während eines Meetings (noch) keine Funktion eingebaut für eigene Hintergründe.

Aber es gibt einen einfachen Workaround.

Dazu öffnet man den Datei-Explorer-Fenster und gibt oben in der Navigationsleiste (1) den Pfad %Appdata%\Microsoft\Teams\Backgrounds ein.

Anschließend wechselt man in den Ordner Uploads und kopiert dort seine eigenen Hintergründe rein (2).

Fertig! Ab sofort können Sie in Team-Meeting ihre eigenen Hintergründe ohne Zusatzsoftware wie XSPLIT VCAM verwenden. Die Zeit der Wäscheständer, der durchlaufenden Personen, des nicht aufgeräumten Büros im Hintergrund, sind nun endgültig Vergangenheit.

Viel Spaß in den nächsten Meetings!

Kleines Update
Für MAC-Benutzer lautet der Pfad /users/nutzername/Library/Application Support/Microsoft/Teams/Backgrounds/Uploads

Lange haben die TEAMS-Anwender darauf gewartet und rechtzeitig in der Covid-19-Zeit ist das Feature der Hintergründe für ein Team-Meeting endlich verfügbar.

Wer im Home Office sitzt und nicht mehr sein Zimmer präsentieren will, klickt im Meeting auf die (magischen) 3 Punkte und wählt dort Hintergrundeffekte anzeigen aus.

Erstellen Sie im Outlook- oder Teams-Kalender eine Einladung für eine Teams-Besprechung, so wie sie es gewohnt sind.

Sie möchten aber nun festlegen, wer von den Teilnehmern etwas präsentieren kann/darf (Bildschirm, ein Programm oder einer PowerPoint oder wer nur Zuhörer sein soll.

Dies kann man natürlich festlegen, nur eben etwas versteckt.

So war es bisher …

Wenn sich ein Team-Meeting dem Ende nähert, war es bis kurzem so, dass alle Teilnehmer selber auflegen mussten, inkl. dem Organisator, damit das Meeting wirklich beendet wurde. Aus eigener Erfahrung, vergisst der eine oder andere dies im Eifer des Gefechtes. Das Meeting läuft weiter und weiter …

So ist jetzt nach dem neuesten Update …

Jetzt kann endlich (nur) der Organisator des Meeting die Besprechung für alle auf einen Mausklick oder waren es drei beenden. Besonders wichtig, wenn das Meeting aufgezeichnet wird. Sonst läuft die Aufzeichnung weiter – bis zu 4 Stunden.