In Word lässt sich auf der Registerkarte „Ansicht“ mit einem Klick auf das Kontrollkästchen „Lineal“ das Zeilenlineal dauerhaft aktivieren. Damit lassen sich dann Tabstopps für die Textausrichtungen setzen oder die Anpassung der Spaltenbreite in Tabellen ganz einfach bewerkstelligen. Und in Outlook (classic)? Auch dort ist es ab und an notwendig, Text auszurichten oder Tabellen zu bearbeiten. Markus Hahner und Eric Müller kennen den Trick, wie sich auch hier ganz einfach im E-Mail-Fenster das Lineal einschalten oder bei Bedarf auch wieder ausschalten lässt. Outlook (classic) merkt sich dann immer die letzte Einstellung und bietet somit den gleichen Komfort wie Word. (Das Lösungsvideo Nr. 963 wurde am 13.7.2026 veröffentlicht.)

(C) 2020 – 2026 Das Lösungs-Video by Markus Hahner & Kai Schneider

Wir nutzen die Versammlungs-Funktion (englisch „Town Hall“, ehemals Liveereignis) von Microsoft Teams zum Aufzeichnen der Lösungs-Videos, finalisiert wird mit Camtasia von TechSmith.

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Informationen in einem chronologischen Zeitstrahl darzustellen, war bislang in PowerPoint sehr aufwändig. Die grafische Darstellung der zeitlichen Ereignisse musste manuell gezeichnet werden, nachträgliche Änderungen sorgten oft für umständliche Umstellungen der ganzen Zeichnung. Ebenso aufwändig war das schnelle Präsentieren von Team-Kollegen, auch hier war viel Handarbeit angesagt. Markus Hahner und Maria Hoeren zeigen, dass damit endlich Schluss ist. Denn zwei neue SmartArt-Kategorien helfen ab sofort, die entsprechenden Daten im Handumdrehen zu visualisieren. Und Änderungen sind bedingt durch die SmartArts ebenfalls mit wenigen Mausklicks möglich – ohne, dass jedes Mal alles mühsam umzustellen ist. (Das Lösungsvideo Nr. 962 wurde am 10.7.2026 veröffentlicht.)

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Sollen die zur Dokumentation gehörenden Bilder (zusätzlich) an dem Speicherort abgelegt werden, an dem sich auch das Dokument befindet? Dann lassen sich die mit Snagit erstellten Bilder natürlich über das Menü „Datei-Speichern unter“ oder Drücken der Tastenkombination Strg + Umschalt + S sowie der anschließenden Auswahl des Zielordners und des Dateiformats speichern. Snagit merkt sich den zuletzt genutzten Ordner und das Dateiformat und zeigt dies dann beim erneuten Speichern-Aufruf als Vorgabe an. Alles ganz schön, aber wenn es mal schneller gehen soll und die Bilder dazu noch in den verschiedensten Ordnern abzulegen sind, lässt sich das Speichern mit dem Trick von Markus Hahner und Axel Becker zum Glück auch deutlich beschleunigen. (Das Lösungsvideo Nr. 960 wurde am 6.7.2026 veröffentlicht.)

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Nicht nur Farben – wie in den Lösungsvideos Nr. 950 und Nr. 954 gezeigt – spielen eine große Rolle, wenn es um barrierefreie Präsentationen, Dokumente etc. geht. Auch die Auswahl der Schriftart und der Schriftgröße sind entscheidend für eine gute Lesbarkeit. Kai Schneider und Ute Simon zeigen eindrucksvoll anhand einer Schriftartenliste sowie den sieben Kennzeichen gut lesbarer Schriftarten, auf was es in der Praxis letztlich ankommt. Werden die im Lösungsvideo gezeigten Punkte berücksichtigt, ist dies nicht nur für Personen mit Einschränkungen beim Sehen, sondern für alle Zuschauenden/Leser eine große Erleichterung! (Das Lösungsvideo Nr. 959 wurde am 3.7.2026 veröffentlicht.)

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Mal eben Text aus einem Word-Dokument in eine E-Mail oder in ein anderes Zieldokument kopieren? Logisch, mit „Strg + C“ ab in die Zwischenablage und von dort mit „Strg + V“ (oder besser „Windows + V“) im Ziel einfügen. Doch was tun, wenn sich in dem kopierten Text sogenannte Feldfunktionen (= Formeln in Word) befinden, die dynamischen Inhalt erzeugen? Je nach Ziel, in dem der kopierte Text eingefügt wird, bleiben dort die Feldfunktionen erhalten. Und können für viel Verdruss sorgen, da beispielsweise bei einem Verweis auf eine andere Textstelle – die nicht mit kopiert wurde – plötzlich Fehlermeldungen angezeigt werden. Kai Schneider und Markus Hahner wissen, wie sich das Problem lösen lässt: Einfach die Feldfunktionen vor dem Kopieren in festen Text umwandeln. Wie es ganz einfach geht, zeigen sie in diesem Video. (Das Lösungsvideo Nr. 957 wurde am 29.6.2026 veröffentlicht.)

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Mal eben eine Teams-Besprechung in Outlook anlegen? Kein Problem, wenn Teams und Outlook auf dem PC installiert sind. Denn dann genügt bei aktivem Kalender in der Registerkarte „Start“ oder im Dialogfeld „Neuer Termin“ auf der Registerkarte „Termin“ ein Klick auf die Schaltfläche „Teams-Besprechung“. Doch was tun, wenn dort die Schaltfläche plötzlich fehlt? Wie sich die Schaltfläche beispielsweise nach einem Outlook- oder PC-Absturz wieder herstellen lässt, wissen Maria Hoeren und Kai Schneider. Sie zeigen, wie sich das Ganze mit nur wenigen Mausklicks dauerhaft reparieren lässt. (Das Lösungsvideo Nr. 955 wurde am 24.6.2026 veröffentlicht.)

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Natürlich erscheint die Präsentation, die Arbeitsmappe oder das Dokument in den Unternehmensfarben. Doch was bedeuten diese Farben für Personen mit Sehschwächen? Und wie sollten weitere Farben genutzt werden? Immerhin haben über 8 % der Männer und 0,5 % der Frauen eine Rot-Grün-Sehschwäche. Wie nehmen diese Personen die Farben wahr? Welche Farbkombinationen machen das Erkennen des Inhalts dann beinahe unmöglich, welche Kombinationen eignen sich besonders? Markus Hahner und Ute Simon haben sich des Themas angenommen und zeigen, mit welchen Hilfsmitteln sich leicht prüfen lässt, wie optimal die Farbwahl letztlich für alle ist. (Das Lösungsvideo Nr. 954 wurde am 22.6.2026 veröffentlicht.)

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Mit Unterstützung der Genehmigungsfunktion lassen sich sehr leicht Workflows für das Vier-/Mehr-Augen-Prinzip abbilden. So können beispielsweise Einkaufsanforderungen, Verträge, NDAs etc. ganz leicht genehmigt werden. Mit der von Markus Hahner und Kai Schneider gezeigten Vorgehensweise gelingt das auch direkt aus SharePoint heraus – der anfängliche Umweg über Teams ist nicht mehr notwendig. Einfach in SharePoint in der gewünschten Dokumentenbibliothek das Genehmigungsverfahren aktivieren, und schon kann für jedes Dokument mit einem Klick der Genehmigungsprozess gestartet werden. Selbstverständlich landen alle Anforderungen und genehmigten Dokumente auch beim Start aus SharePoint heraus in der zentralen Verwaltung/Übersicht in der Genehmigungs-App in Teams. (Das Lösungsvideo Nr. 953 wurde am19.6.2026 veröffentlicht.)

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Ziel beim Arbeiten in Word sollte es sein, dass Word lästige Handarbeit übernimmt und möglichst viele Formatierungen und Einstellungen automatisch erfolgen. Denn alles, was Word automatisch erledigt, spart wertvolle Zeit. Die kann dann für das Texten genutzt werden und kommt somit dem Dokumentinhalt zugute. Außerdem sorgen die Automatismen für eine konsistente Darstellung des Dokumentes; ordentlich formatierte Schriftstücke lassen sich leichter lesen und kommen beim Empfänger erfahrungsgemäß besser an. Warum deshalb nicht auch scheinbare Trivialitäten wie den Seitenwechsel am Kapitelanfang von Word übernehmen lassen?  Kai Schneider und Markus Hahner zeigen, wie einfach Word einmal mehr die Arbeit abnimmt. (Das Lösungsvideo Nr. 952 wurde am 17.6.2026 veröffentlicht.)

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Ist eine Kauf-Version von Copilot installiert, erscheint beim Start von Excel, PowerPoint und Word aktuell im Programmfenster unten rechts das Copilot-Symbol. Es „schwebt“ über dem Arbeitsblatt, der Präsentation oder dem Dokument und ist somit auch durchaus beim Arbeiten mal im Weg. Was tun? Maria Hoeren und Markus Hahner zeigen zwei Möglichkeiten, wie sich das Copilot-Symbol aus dem Weg räumen lässt. Entweder temporär am Rand andocken oder – in der allerneusten Office-365-Version, die gerade von Microsoft ausgerollt wird – dauerhaft ins Menüband zurück verschieben – beide Möglichkeiten sorgen sofort für mehr Übersicht. (Das Lösungsvideo Nr. 951 wurde am 15.6.2026 veröffentlicht.)

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