Mal eben eine Teams-Besprechung in Outlook anlegen? Kein Problem, wenn Teams und Outlook auf dem PC installiert sind. Denn dann genügt bei aktivem Kalender in der Registerkarte „Start“ oder im Dialogfeld „Neuer Termin“ auf der Registerkarte „Termin“ ein Klick auf die Schaltfläche „Teams-Besprechung“. Doch was tun, wenn dort die Schaltfläche plötzlich fehlt? Wie sich die Schaltfläche beispielsweise nach einem Outlook- oder PC-Absturz wieder herstellen lässt, wissen Maria Hoeren und Kai Schneider. Sie zeigen, wie sich das Ganze mit nur wenigen Mausklicks dauerhaft reparieren lässt. (Das Lösungsvideo Nr. 955 wurde am 24.6.2026 veröffentlicht.)

(C) 2020 – 2026 Das Lösungs-Video by Markus Hahner & Kai Schneider

Wir nutzen die Versammlungs-Funktion (englisch „Town Hall“, ehemals Liveereignis) von Microsoft Teams zum Aufzeichnen der Lösungs-Videos, finalisiert wird mit Camtasia von TechSmith.

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Natürlich erscheint die Präsentation, die Arbeitsmappe oder das Dokument in den Unternehmensfarben. Doch was bedeuten diese Farben für Personen mit Sehschwächen? Und wie sollten weitere Farben genutzt werden? Immerhin haben über 8 % der Männer und 0,5 % der Frauen eine Rot-Grün-Sehschwäche. Wie nehmen diese Personen die Farben wahr? Welche Farbkombinationen machen das Erkennen des Inhalts dann beinahe unmöglich, welche Kombinationen eignen sich besonders? Markus Hahner und Ute Simon haben sich des Themas angenommen und zeigen, mit welchen Hilfsmitteln sich leicht prüfen lässt, wie optimal die Farbwahl letztlich für alle ist. (Das Lösungsvideo Nr. 954 wurde am 22.6.2026 veröffentlicht.)

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Mit Unterstützung der Genehmigungsfunktion lassen sich sehr leicht Workflows für das Vier-/Mehr-Augen-Prinzip abbilden. So können beispielsweise Einkaufsanforderungen, Verträge, NDAs etc. ganz leicht genehmigt werden. Mit der von Markus Hahner und Kai Schneider gezeigten Vorgehensweise gelingt das auch direkt aus SharePoint heraus – der anfängliche Umweg über Teams ist nicht mehr notwendig. Einfach in SharePoint in der gewünschten Dokumentenbibliothek das Genehmigungsverfahren aktivieren, und schon kann für jedes Dokument mit einem Klick der Genehmigungsprozess gestartet werden. Selbstverständlich landen alle Anforderungen und genehmigten Dokumente auch beim Start aus SharePoint heraus in der zentralen Verwaltung/Übersicht in der Genehmigungs-App in Teams. (Das Lösungsvideo Nr. 953 wurde am19.6.2026 veröffentlicht.)

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Ziel beim Arbeiten in Word sollte es sein, dass Word lästige Handarbeit übernimmt und möglichst viele Formatierungen und Einstellungen automatisch erfolgen. Denn alles, was Word automatisch erledigt, spart wertvolle Zeit. Die kann dann für das Texten genutzt werden und kommt somit dem Dokumentinhalt zugute. Außerdem sorgen die Automatismen für eine konsistente Darstellung des Dokumentes; ordentlich formatierte Schriftstücke lassen sich leichter lesen und kommen beim Empfänger erfahrungsgemäß besser an. Warum deshalb nicht auch scheinbare Trivialitäten wie den Seitenwechsel am Kapitelanfang von Word übernehmen lassen?  Kai Schneider und Markus Hahner zeigen, wie einfach Word einmal mehr die Arbeit abnimmt. (Das Lösungsvideo Nr. 952 wurde am 17.6.2026 veröffentlicht.)

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Ist eine Kauf-Version von Copilot installiert, erscheint beim Start von Excel, PowerPoint und Word aktuell im Programmfenster unten rechts das Copilot-Symbol. Es „schwebt“ über dem Arbeitsblatt, der Präsentation oder dem Dokument und ist somit auch durchaus beim Arbeiten mal im Weg. Was tun? Maria Hoeren und Markus Hahner zeigen zwei Möglichkeiten, wie sich das Copilot-Symbol aus dem Weg räumen lässt. Entweder temporär am Rand andocken oder – in der allerneusten Office-365-Version, die gerade von Microsoft ausgerollt wird – dauerhaft ins Menüband zurück verschieben – beide Möglichkeiten sorgen sofort für mehr Übersicht. (Das Lösungsvideo Nr. 951 wurde am 15.6.2026 veröffentlicht.)

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„Barrierefreie Präsentationen? Bei uns im Unternehmen ist das nicht notwendig und auch in unseren öffentlichen Veranstaltungen benötigen wir das nicht.“. So oder so ähnlich wird trotz entsprechender gesetzlicher Vorgaben noch immer argumentiert. Und dabei wird vergessen, dass beispielsweise über 8 % der Männer und 0,5 % der Frauen eine Rot-Grün-Sehschwäche haben und somit die Farbe Rot und Grün nicht oder nur teilweise unterscheiden können – von anderen Sehschwächen ganz zu schweigen. Dabei ist es so einfach, mithilfe des Barrierefreiheit-Assistenten in PowerPoint die Präsentation zu prüfen und Barriere-Probleme zu finden und zu lösen. Einen Überblick, was bei Farben zu beachten ist, geben Kai Schneider und Ute Simon. (Das Lösungsvideo Nr. 950 wurde am 12.6.2026 veröffentlicht.)

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So umfangreich Excel, PowerPoint oder Word auch sind, irgendeine Funktion fehlt immer. Zum Glück lassen sich die Office-Programme mithilfe von Add-Ins beinahe beliebig erweitern, um so dringend benötigte Funktionalitäten nachzuinstallieren. Während die klassischen VBA- und COM-Add-Ins immer auf dem lokalen Client im Benutzerprofil via Kopiervorgang bzw. Setup-Programm zu installieren sind, ist dies bei den erstmals mit Office 2013 eingeführten (Web) Add-Ins nicht mehr der Fall. Denn diese werden direkt vom Microsoft Marketplace heruntergeladen und sind dann aktiv – ähnlich wie Browser-Add-Ins. Wie sich das Ganze verhält, wenn eine Office-Datei ein solches Add-In nutzt und die Datei auf einem anderen Client bzw. von einem anderen Benutzer geöffnet wird, zeigen Kai Schneider und Markus Hahner. (Das Lösungsvideo Nr. 949 wurde am 10.6.2026 veröffentlicht.)

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In der E-Mail vor und während der Urlaubszeit auf die geänderten Öffnungszeiten hinweisen? Haftungshinweise in der aktuellen E-Mail einfügen? Es gibt unendlich viele Situationen, in denen vorgefertigte Texte die Arbeit enorm erleichtern können. Solche Schnellbausteine –auch unter dem Begriff „Textbausteine“ bekannt – lassen sich in Outlook (Classic) bereits seit der Version 2007 mit wenigen Mausklicks anlegen. In Outlook (New) bzw. Outlook Web App („OWA“) hat sich Microsoft lange Zeit gelassen, eine solche Funktion zu integrieren. Zum Glück ist es jetzt auch dort soweit! Wie einfach sich vorgefertigte Texte in Outlook (New)/OWA im Handumdrehen nutzen lassen, zeigen Markus Hahner und Kai Schneider. (Das Lösungsvideo Nr. 948 wurde am 12.6.2026 veröffentlicht.)

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Mit Unterstützung der Genehmigungsfunktion in Teams lassen sich sehr leicht Workflows für das Vier-/Mehr-Augen-Prinzip abbilden. So können beispielsweise Verträge aber auch Urlaubsanträge oder wichtige Kundendokumente ganz leicht genehmigt werden. Mit der von Markus Hahner und Kai Schneider gezeigten Vorgehensweise gelingt das auch direkt aus Word heraus – der anfängliche Umweg über Teams ist nicht mehr notwendig. Einfach das gewünschte Dokument beispielsweise auf OneDrive öffnen und die Genehmigungsanforderung starten. Selbstverständlich landen alle Anforderungen und genehmigten Dokumente auch beim Start aus Word heraus in der zentralen Verwaltung/Übersicht in der Genehmigungs-App in Teams. (Das Lösungsvideo Nr. 947 wurde am 5.6.2026 veröffentlicht.)

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Das Bild auf der Webseite ist mal wieder so klein, dass dessen Inhalt kaum zu erkennen ist? Zwar können alle Browser den kompletten Webseiteninhalt vergrößern oder verkleinern (am schnellsten gelingt dies bei gedrückter Strg-Taste mit dem Mausrad). Dabei wird dann aber immer die ganze Webseite vergrößert und nicht nur ein einzelnes Bild. Kai Schneider und Markus Hahner kennen einen ganz einfachen Trick, wie sich beim Einsatz des Browsers Microsoft Edge auf den meisten Webseiten einzelne Bilder blitzschnell in einem eigenen Dialogfeld vergrößert darstellen lassen. (Das Lösungsvideo Nr. 946 wurde am 3.6.2026 veröffentlicht.)

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