Wann sind Besprechungen erfolgreich? Dann, wenn sie gut geplant sind! Wie das Ganze in Teams funktioniert, wissen Maria Hoeren und Kai Schneider: Gleichgültig, ob Dateien gemeinsam benötigt werden, Umfragen via Forms erfolgen sollen oder der Einsatz des Whiteboards oder Besprechungsnotizen geplant sind – all das lässt sich im Vorfeld in Ruhe vorbereiten.

(C) 2020 – 2024 Das Lösungs-Video by Markus Hahner & Kai Schneider

Wir nutzen die Versammlungs-Funktion (englisch „Town Hall“, ehemals Liveereignis) von Microsoft Teams zum Aufzeichnen der Lösungs-Videos, finalisiert wird mit Camtasia von TechSmith.

P.S. Wer uns einen Kaffee oder Kakao spendieren möchte – da das/die Video(s) gefallen -, wir alle können es gebrauchen (machen die Nachtschichten irgendwie angenehmer). Wir sagen schon mal DANKE!

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Damit Besprechungseinladungen nicht für Verdruss beim Sender oder Empfänger sorgen, lohnt sich ein Blick in die Besprechungsoptionen. Dominik Petri und Kai Schneider erläutern, wann sich der Einsatz welcher Option lohnt und wie sich dies in der Praxis auswirkt.

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Mitten in der Teams-Besprechung wird in der Nachbarwohnung gebohrt, der Staubsauger macht Krach oder die Küchenmaschine nervt. Was von diesen „Nebengeräuschen“ bei den Besprechungsmitgliedern tatsächlich ankommt, demonstrieren eindrucksvoll Ute Simon und Markus Hahner.

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In der Teams-Besprechung verweist ein Teilnehmer ständig auf das neben ihm stehende Gerät. Doch leider ist das gar nicht zu sehen, auch bei anderen fehlen Teile der übertragenen Bilder. Was zu tun ist, damit das vollständige Bild in Teams angezeigt wird, erläutern Kai Schneider, Dominik Petri und Markus Hahner.

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Wenn sowieso fast nur noch Teams-Besprechungen in Outlook angelegt werden, warum dann nicht Zeit sparen und Outlook so einstellen, dass dies der Standard bei neuen Besprechungen ist? Maria Hoeren und Kai Schneider kennen die passende Einstellung in Outlook 365. Und wissen auch, was in Ausnahmefällen zu tun ist.

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Besprechung mit vielen Teilnehmern? In Teams kein Problem – nur die Übersichtlichkeit bei der Anzeige der Livebilder der Teilnehmer leidet doch sehr. Die Lösung? Einfach auf die (große) Galerie oder den Zusammen-Modus wechseln. Wie’s geht, zeigt das Team von „Das Lösungs-Video“.

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Eine Teams-Besprechung mit Teilnehmern durchführen, die weder Teams installiert haben noch über eine Teams-Anmeldung verfügen? Geht! Wie solche Einladungen ganz einfach erstellt werden, zeigen Kai Schneider und Markus Hahner.

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Eine Besprechung mit mehreren Teilnehmern lässt sich in Outlook leicht anlegen. Blöd nur, dass fürs Protokoll mühsam alle Teilnehmer oder die Agenda aus der Einladung nochmals erfasst werden müssen. Es sei denn, es kommt fürs Protokoll OneNote zum Einsatz. Dann ist das Protokoll mit nur drei Mausklicks perfekt vorbereitet, wie Kai Schneider und Markus Hahner eindrucksvoll zeigen.

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Erstellen Sie im Outlook- oder Teams-Kalender eine Einladung für eine Teams-Besprechung, so wie sie es gewohnt sind.

Sie möchten aber nun festlegen, wer von den Teilnehmern etwas präsentieren kann/darf (Bildschirm, ein Programm oder einer PowerPoint oder wer nur Zuhörer sein soll.

Dies kann man natürlich festlegen, nur eben etwas versteckt.