Erst eine Teams-Besprechung starten, um dann im Nachgang den gewünschten Inhalt freizugeben? Das geht deutlich schneller, wie Maria Hoeren und Kai Schneider zeigen. Denn mit dem richtigen Befehl startet die Besprechung von Anfang an mit dem gewünschten Fenster bzw. Bildschirm.

(C) 2020 – 2026 Das Lösungs-Video by Markus Hahner & Kai Schneider

Wir nutzen die Versammlungs-Funktion (englisch „Town Hall“, ehemals Liveereignis) von Microsoft Teams zum Aufzeichnen der Lösungs-Videos, finalisiert wird mit Camtasia von TechSmith.

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Den eigenen Bildschirm teilen – eine der wesentlichen Funktionen in einer Teams-Besprechung. Doch wie oft passiert es, dass nicht auf „Teilen“, sondern versehentlich auf die danebenliegende „Beenden“-Schaltfläche geklickt wird? Was zu tun ist, damit so etwas nicht mehr zum Abbruch der Besprechung führt, zeigen Markus Hahner und Kai Schneider.

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So hilfreich der Terminplanungs-Assistent in Outlook bei der Suche nach einem freien Zeitfenster bei mehreren Beteiligten auch ist, er schlägt manchmal sonderbare Zeiten wie Nachtstunden oder Wochenenden vor. Wie sich das vermeiden lässt, wissen Maria Hoeren und Kai Schneider.

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Damit Teams-Besprechungen nicht ausufern, ist es wichtig, immer die verbleibende Zeit der Besprechung im Blick zu haben. Waren für so etwas bislang externe Tools notwendig, lässt sich dies nun ganz leicht in Teams direkt anzeigen. Wie es geht, wissen Markus Hahner und Kai Schneider.

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In der Teams-Besprechung wurde gleich die Agenda mit angelegt? Wie lässt sich die Agenda dann in OneNote zur Vor- bzw. Nachbearbeitung einbinden? Wie haben alle Teilnehmer automatisch Zugriff auf die Änderungen? Dass sich das alles ruckzuck umsetzen lässt, wissen Markus Hahner und Kai Schneider.

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In einer Pause bei einer Teams-Besprechung wie gewohnt den eigenen Bildschirm mit der Tastenkombination Win + L zu sperren, ist für den Schutz des PCs schon ganz gut: Aber die Kamera und das Mikrofon übertragen nach wie vor alles und jeder Teilnehmer kann weiterhin mithören/mitsehen. Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, wie sich diese Sicherheitslücke abstellen lässt!

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Termin-Einladungen in Teams können nerven: Sie melden sich in Outlook, in Teams und erscheinen im Kalender. Ein bisschen zu viel des Guten. Abhilfe schafft eine einfache Einstellung in Teams, wie Markus Hahner und Kai Schneider im aktuellen Video zeigen.

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Immer den ganzen Bildschirm in einer Teams-Besprechung zu teilen, ist grenzwertig. Denn dann sind für die Teilnehmer häufig Dinge zu sehen, die aus Datenschutzgründen gar nicht gezeigt werden dürften. Doch das Teilen von Fenstern ist bei vielen geöffneten Programmen oft eine ziemliche Sucherei. Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, welche große Unterstützung dabei Windows 11 bietet.

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Im Ausland oder im Urlaub mal eben einen Termin in Teams eintragen – eigentlich kein Problem. Doch warum erscheinen beim Empfänger die Uhrzeiten der Termine falsch? Was das mit Zeitzonen zu tun hat und wie sich das Problem lösen lässt, erklären Maria Hoeren und Kai Schneider.

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Wird eine Besprechungsanfrage in Outlook abgelehnt, verschwindet sie dauerhaft und kann auch nicht mehr reaktiviert werden. Was tun, wenn die Besprechung beispielsweise durch Terminverschiebungen nachträglich doch noch angenommen werden soll? Wie so etwas geht, wissen Markus Hahner und Kai Schneider.

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