Der Bildschirm ist geteilt, die Präsentation in der Teams-Besprechung läuft. Nervig nur, dass Windows ständig irgendwelche Nachrichten in Form von kleinen Meldungsfenstern anzeigt und diese oft auch noch mit einem Signalton ankündigt. Sei es die Info, dass eine neue E-Mail eingetroffen ist, dass ein Kollege einen Chateintrag in Teams hinzugefügt hat, dass die Bekannten gerade mal wieder in WhatsApp sehr aktiv sind und vieles mehr. Maria Hoeren und Kai Schneider wissen, wie sich solche Meldungen während der Besprechung ganz einfach deaktivieren lassen. Damit dort wieder Ruhe herrscht und so ganz nebenbei auch keine persönlichen Daten an alle Besprechungsteilnehmer preisgegeben werden. (Das Lösungsvideo Nr. 961 wurde am 8.7.2026 veröffentlicht.)

(C) 2020 – 2026 Das Lösungs-Video by Markus Hahner & Kai Schneider

Wir nutzen die Versammlungs-Funktion (englisch „Town Hall“, ehemals Liveereignis) von Microsoft Teams zum Aufzeichnen der Lösungs-Videos, finalisiert wird mit Camtasia von TechSmith.

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Mal eben eine Teams-Besprechung in Outlook anlegen? Kein Problem, wenn Teams und Outlook auf dem PC installiert sind. Denn dann genügt bei aktivem Kalender in der Registerkarte „Start“ oder im Dialogfeld „Neuer Termin“ auf der Registerkarte „Termin“ ein Klick auf die Schaltfläche „Teams-Besprechung“. Doch was tun, wenn dort die Schaltfläche plötzlich fehlt? Wie sich die Schaltfläche beispielsweise nach einem Outlook- oder PC-Absturz wieder herstellen lässt, wissen Maria Hoeren und Kai Schneider. Sie zeigen, wie sich das Ganze mit nur wenigen Mausklicks dauerhaft reparieren lässt. (Das Lösungsvideo Nr. 955 wurde am 24.6.2026 veröffentlicht.)

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Das Arbeiten mit Teams hat den Vorteil, dass sowohl in Chats als auch während Besprechungen zu teilende Dateien einfach in den Chat gezogen und von dort aus von den Teilnehmenden geöffnet werden können. Das Ganze funktioniert standardmäßig mit internen Empfängern, nicht jedoch, wenn mit externen kommuniziert wird. Um diese Einschränkung zu beheben, musste bislang von Seiten der Administratoren ein PowerShell-Script ausgeführt werden. Damit ist jetzt Schluss, wie Markus Hahner und Kai Schneider wissen. Denn die Funktion lässt sich ab sofort auch ganz einfach im Teams Admin Center einstellen.

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Chat- oder Kanalnachrichten in Teams nie mehr verpassen? Kein Problem, schließlich informiert Teams bei neuen Nachrichten mit einem kurzen Benachrichtigungston oder einer Bannermeldung. (gemäß der Einstellungen in der Rubrik „Benachrichtigung und Aktivitäten“). Die Benachrichtigung erfolgt dann aber auch in unpassenden Momenten. Beispielsweise während eines Meetings, bei dem der eigene Bildschirm geteilt ist und alle Teilnehmer die Meldung zu sehen bekommen. Zum Glück lässt sich einstellen, von welcher Person bei aktiver Besprechung eine Meldung überhaupt erscheinen darf. Wie es geht, erläutern Markus Hahner und Kai Schneider.

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Erst eine Teams-Besprechung starten, um dann im Nachgang den gewünschten Inhalt freizugeben? Das geht deutlich schneller, wie Maria Hoeren und Kai Schneider zeigen. Denn mit dem richtigen Befehl startet die Besprechung von Anfang an mit dem gewünschten Fenster bzw. Bildschirm.

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Den eigenen Bildschirm teilen – eine der wesentlichen Funktionen in einer Teams-Besprechung. Doch wie oft passiert es, dass nicht auf „Teilen“, sondern versehentlich auf die danebenliegende „Beenden“-Schaltfläche geklickt wird? Was zu tun ist, damit so etwas nicht mehr zum Abbruch der Besprechung führt, zeigen Markus Hahner und Kai Schneider.

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So hilfreich der Terminplanungs-Assistent in Outlook bei der Suche nach einem freien Zeitfenster bei mehreren Beteiligten auch ist, er schlägt manchmal sonderbare Zeiten wie Nachtstunden oder Wochenenden vor. Wie sich das vermeiden lässt, wissen Maria Hoeren und Kai Schneider.

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Damit Teams-Besprechungen nicht ausufern, ist es wichtig, immer die verbleibende Zeit der Besprechung im Blick zu haben. Waren für so etwas bislang externe Tools notwendig, lässt sich dies nun ganz leicht in Teams direkt anzeigen. Wie es geht, wissen Markus Hahner und Kai Schneider.

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In der Teams-Besprechung wurde gleich die Agenda mit angelegt? Wie lässt sich die Agenda dann in OneNote zur Vor- bzw. Nachbearbeitung einbinden? Wie haben alle Teilnehmer automatisch Zugriff auf die Änderungen? Dass sich das alles ruckzuck umsetzen lässt, wissen Markus Hahner und Kai Schneider.

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In einer Pause bei einer Teams-Besprechung wie gewohnt den eigenen Bildschirm mit der Tastenkombination Win + L zu sperren, ist für den Schutz des PCs schon ganz gut: Aber die Kamera und das Mikrofon übertragen nach wie vor alles und jeder Teilnehmer kann weiterhin mithören/mitsehen. Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, wie sich diese Sicherheitslücke abstellen lässt!

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