Outlook | Microsoft 365 ein Dreamteam – aber die Signaturen …

Wer Outlook aus Microsoft 365 nutzt, der wird es lieben, dass Outlook auf allen Rechnern, Notebooks, etc. überall den gleichen Stand hat. Nicht mehr wie bei POP3 oder IMAP-Konten unterschiedliche Stände im Posteingang, den Kontakten und/oder im Kalender.

Und das alles legal auf mindestens 15 Notebooks / PCs / MACs installiert. Die möglichen Installationen auf mobilen Devices oder IPads lasse ich mal außen vor. Auch die Outlook Web App (OWA).

DAS Problem: Signaturen

Aber … und jetzt kommt eine Sache, die mich, Kollegen und andere Nutzer von Outlook zum Wahnsinn treiben. Die Signaturen sind leider nicht im Outlook-Profil gespeichert, sondern im Dateisystem. Was zur Folge hat, dass die Signaturen (natürlich) nicht in den anderen Installationen enthalten sind.

Also keine Signaturen, egal wo ich mich anmelde. Sondern immer dieses lästige Kopieren oder noch schlimmer Neuanlegen auf jedem Notebook/PC.

Nein, damit ist jetzt Schluss. Die Lösung heißt SYMLINKS! Alte DOS-Nutzer kennen das vielleicht noch 🙂

Lösung: Symlinks

Mit sogenannten Symlinks lässt sich Windows vorgaukeln, dass Programme, Dateien oder Ordner an einem bestimmten Speicherort liegen, obwohl sie ganz woanders gespeichert sind. Mehr zu symbolischen Links findet man hier.

So benutze ich das für meine Outlook-Signaturen:

1. Ich öffne den Pfad, in dem die Signaturen gespeichert werden.

Profitipp:
 DATEI > OPTIONEN > E-MAIL und bei gedrückter Strg-Taste auf SIGNATUREN klicken.

Schnell den Speicherort der Outlook-Signaturen öffnen

Den Inhalt kopiere ich in einen beliebigen Ordner auf OneDrive, besser noch auf OneDrive for Business.

Die aktuellen Signaturen

2. Ich schließe Outlook. (WICHTIG)

3. Das Verzeichnis Signatures lösche ich. Dazu gehe ich in der Brotkrumen-Navigation einen Schritt nach oben.

4. Dann öffne ich die Eingabeaufforderung (Administrator), also mit Administratorrechten (WICHTIG).

Dort führe ich folgenden Befehl aus

mklink /d C:\Users\info\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures O:\OneDrive – deroutlooker365\Dokumente\SIGNATUREN

Wichtig: Den Pfadnamen bitte entsprechend anpassen.

5. Die Schritte 3 – 6 wiederhole ich auf allen Notebooks und PCs, auf denen ich auf die Signaturen aus Schritt 1 und 2 zugreifen will.

Wieder eine Problem gelöst!

Mein Kollege Dominik Petri hat es schon umgesetzt. Und es hat funktioniert. Immer gut, wenn die Kollegen das Qualitätsmanagement übernehmen.

Erfolgsmeldungen oder Hinweise hier im Kommentarbereich ausdrücklich erwünscht.

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