Outlook | Den Abwesenheitsassistent im Griff (Out-of-Office)

Die Herausforderung Home-Office betrifft nat√ľrlich auch Outlook. Wir wollen unsere Kunden, Partnerfirmen, Lieferanten nat√ľrlich informieren, dass wir nicht in der Firma sind, sondern im Home-Office und dadurch √ľber eine andere Nummer erreichbar, andere Responsezeiten haben etc. pp.

Also stellen wir den Abwesenheitsassistenten ein √ľber DATEI ‚Äď INFORMATIONEN ‚Äď Automatische Antworten (Au√üer Haus).

Nachteil dieser Methode: Jeder Sender einer E-Mail bekommt genau einmal die hinterlegte Nachricht. Und bei jetzt mittlerweile bald 5 Wochen Covid-19 Einschränkungen, hat der Sender diese E-Mail entweder gelöscht oder aber einfach die Infos vergessen.

Besser wäre es, dass der Sender immer eine E-Mail bekommt mit den Infos aus der Abwesenheitsnachricht.

F√ľr Outlook kein Problem, man muss es nur einrichten.

Schritt f√ľr Schritt zum Erfolg

1. Wechseln Sie auf der Registerkarte START in die Rubrik VERSCHIEBEN und dort auf die Schaltfläche REGELN. Nun wählen Sie Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

2. Erstellen Sie eine neue Regel √ľber den Befehl NEUE REGEL ‚Ķ

3. Nehmen Sie als Basis f√ľr diese Regel eine Regel ohne VorlageRegel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden und best√§tigen diese Auswahl mit WEITER.

4. Wenn Sie alle E-Mails, die sie bekommen mit der ‚Äěneuen‚Äú Abwesenheitsnachricht beantworten wollen, k√∂nnen Sie den n√§chsten Dialog gleich mit WEITER best√§tigen. Ansonsten k√∂nnten Sie hier noch Einschr√§nkungen definieren.

Sie werden gefragt, ob Sie die Regel wirklich auf alle Nachrichten anwenden wollen. Wählen Sie bitte JA.

5. Im Dialogfeld Was soll mit der Nachricht passieren, setzen Sie das Häkchen unter 1. Schritte: Aktion(en) auswählen bei diese vom Server mit einer Nachricht beantworten.

In 2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten (auf unterstrichene Werte klicken) klicken Sie auf einer Nachricht.

Es öffnet Sich ein neues E-Mail-Fenster, in dem Sie Ihren Text eintragen.

Schließen Sie diese E-Mail und klicken anschließend auf WEITER.

6. Im nächsten Schritt des Assistenten könnten Sie Ausnahmen festlegen, wann die Regel nicht greifen soll. Definieren Sie Ausnahmen, wenn nötig und bestätigen Sie mit WEITER.

7. Zum Abschluss vergeben Sie einen sinnvollen Namen und beenden die Regelerstellung mit Fertig stellen.

Ab sofort wird Ihre Abwesenheitsnachricht immer dann verschickt, wenn die Kriterien f√ľr die Regel, die Sie gerade erstellt haben, erf√ľllt sind.

Diese Regel ist automatisch aktiviert. M√∂chten Sie diese Regel nicht mehr ausf√ľhren oder eine Regel mit anderem Text ausf√ľhren, wechseln wieder auf REGELN und Regeln und Benachrichtigungen verwalten. Ist das H√§kchen gesetzt ist die Regel aktiv, nimmt man das H√§kchen wieder weg, ist diese deaktiviert.

Wieder ein Problem mehr gelöst!

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