Die Herausforderung Home-Office betrifft natürlich auch Outlook. Wir wollen unsere Kunden, Partnerfirmen, Lieferanten natürlich informieren, dass wir nicht in der Firma sind, sondern im Home-Office und dadurch über eine andere Nummer erreichbar, andere Responsezeiten haben etc. pp.

Also stellen wir den Abwesenheitsassistenten ein über DATEI – INFORMATIONEN – Automatische Antworten (Außer Haus).

Nachteil dieser Methode: Jeder Sender einer E-Mail bekommt genau einmal die hinterlegte Nachricht. Und bei jetzt mittlerweile bald 5 Wochen Covid-19 Einschränkungen, hat der Sender diese E-Mail entweder gelöscht oder aber einfach die Infos vergessen.

Besser wäre es, dass der Sender immer eine E-Mail bekommt mit den Infos aus der Abwesenheitsnachricht.

Für Outlook kein Problem, man muss es nur einrichten.

Schritt für Schritt zum Erfolg

1. Wechseln Sie auf der Registerkarte START in die Rubrik VERSCHIEBEN und dort auf die Schaltfläche REGELN. Nun wählen Sie Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

2. Erstellen Sie eine neue Regel über den Befehl NEUE REGEL …

3. Nehmen Sie als Basis für diese Regel eine Regel ohne Vorlage – Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden und bestätigen diese Auswahl mit WEITER.

4. Wenn Sie alle E-Mails, die sie bekommen mit der „neuen“ Abwesenheitsnachricht beantworten wollen, können Sie den nächsten Dialog gleich mit WEITER bestätigen. Ansonsten könnten Sie hier noch Einschränkungen definieren.

Sie werden gefragt, ob Sie die Regel wirklich auf alle Nachrichten anwenden wollen. Wählen Sie bitte JA.

5. Im Dialogfeld Was soll mit der Nachricht passieren, setzen Sie das Häkchen unter 1. Schritte: Aktion(en) auswählen bei diese vom Server mit einer Nachricht beantworten.

In 2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten (auf unterstrichene Werte klicken) klicken Sie auf einer Nachricht.

Es öffnet Sich ein neues E-Mail-Fenster, in dem Sie Ihren Text eintragen.

Schließen Sie diese E-Mail und klicken anschließend auf WEITER.

6. Im nächsten Schritt des Assistenten könnten Sie Ausnahmen festlegen, wann die Regel nicht greifen soll. Definieren Sie Ausnahmen, wenn nötig und bestätigen Sie mit WEITER.

7. Zum Abschluss vergeben Sie einen sinnvollen Namen und beenden die Regelerstellung mit Fertig stellen.

Ab sofort wird Ihre Abwesenheitsnachricht immer dann verschickt, wenn die Kriterien für die Regel, die Sie gerade erstellt haben, erfüllt sind.

Diese Regel ist automatisch aktiviert. Möchten Sie diese Regel nicht mehr ausführen oder eine Regel mit anderem Text ausführen, wechseln wieder auf REGELN und Regeln und Benachrichtigungen verwalten. Ist das Häkchen gesetzt ist die Regel aktiv, nimmt man das Häkchen wieder weg, ist diese deaktiviert.

Wieder ein Problem mehr gelöst!