Microsoft 365 Insights – Ein fast unbekanntes Produktivitätstool im Zusammenspiel mit Outlook

In den letzten Wochen kommt immer wieder in den Microsoft 365 Seminaren/VirtualClassRoom-Sessions die Frage auf, wie man sich Zeit für die wesentliche Arbeit schafft: also einfach mal ohne E-Mail-Benachrichtigungen oder TEAMS-Beitrags-/Chathinweisen eine Zeit lang arbeiten.

Warum sollte man das machen? Weil …

Meine Vorschläge: Offline-Modus und Fokuszeiten benutzen

Damit mein Outlook zwischendurch einfach mal Ruhe gibt, aber ich trotzdem meine E-Mails bearbeiten, den Kalender nutzen kann, wechsle ich einfach in den Offline-Modus. Bedeutet: keine neuen E-Mails kommen in den Posteingang, aber Mails können beantwortet werden, neue Mails geschrieben werden, aber sie landen erstmal im Postausgang.

Er wenn ich in den Online-Modus zurückschalte, werden die E-Mails verschickt und neue kommen rein. Und so geht’s: Einfach auf die Registerkarte SENDEN/EMPFANGEN wechseln und dort Offline arbeiten auswählen.

Unten in der Statusleiste wird auch der aktuelle Status angezeigt.

Um das Ganze wieder rückgängig zu machen, einfach nochmal auf Offline arbeiten klicken und man ist wieder Online.

Teil 1 geschafft: Outlook ist ruhig gestellt.

TEAMS stummschalten

Jetzt noch Teams „offline“ schalten, was aber nicht so leicht geht wie bei Outlook. Noch ist TEAMS ein online Programm, aber wer im Besitz von MyAnalytics/Insights aus dem Microsoft 365 E3/E5 kann relativ schnell und einfach TEAMS ruhig stellen. Mit den sogenannten Fokuszeiten.

Wer das AddIn in Outlook zur Verfügung hat, kann dort einige coolen Einstellungen vornehmen.

Der Fokusplan in MyAnalytics/Insights hilft Ihnen, regelmäßige Zeit für Ihre Arbeit mit der höchsten Priorität zu blockieren, indem Sie bis zu zwei Stunden pro Tag für den Fokus planen. Eine Möglichkeit, den Fokus zu fördern, ist das „stummen“ von Chats in Teams während dieser gebuchten Zeit.

Sie können das Outlook-Add-in verwenden, um sich einen Fokusplan zu erstellen. Wählen Sie dazu ihren Fokus Plan erstellen aus.

Ich nutze diese Funktion seit Jahren und bin immer noch davon begeistert, dass automatisch in meinem Kalender Zeiträume geblockt werden, in denen ich mal in Ruhe arbeiten kann.

Natürlich bietet Insights noch mehr Einstellungen. Mehr Infos unter https://docs.microsoft.com/de-de/workplace-analytics/myanalytics/use/dashboard-2

Natürlich gibt es noch weitere Tools, die helfen könnten wie Boomerang, was ich persönlich super spannend finde, sowohl in der kostenlosen Variante als auch in der Bezahlversion. Bald mehr darüber.

Fazit

Brauchen Sie wie ich ab und an Ruhe während der Arbeit, nutzen Sie die vorhanden Möglichkeiten. Outlook und TEAMS zu schließen ist nicht immer DIE Lösung, mit den beiden Tipps ist ein Schritt in die richtige Richtung möglich.

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