Microsoft stellt uns für viele Dinge gleich mehrere Programme, ääh Apps zur Verfügung, die im Prinzip dasselbe machen.

Nehmen wir mal den Bereich Aufgaben. Aufgaben kann man in Outlook erstellen, hat man Office 365 (Microsoft 365 bzw. Apps for Enterprise) geht das auch in To Do, Planner, SharePoint, Teams und in OneNote.

Und wo planen wir zukünftig unsere Aufgaben?

Gut, dass zumindest OneNote und Outlook prächtig zusammenarbeiten und somit auch To Do davon profitiert. Demnächst spielt auch TEAMS mit, wenn die neue Funktion TASK in TEAMS veröffentlicht wird.

Schritt für Schritt zu gemeinsamen Aufgaben in Outlook, OneNote und To Do

Wer viel mit OneNote arbeitet, nutzt meist auch die Tagging-Funktionen (Kategorien) wie Aufgaben. In OneNote sind sämtliche Aufgaben aus allen Notebooks schließlich schnell gefunden und ordentlich aufbereitet, Stichwort nach Kategorien suchen und Zusammenfassungsseite erstellen.

Wer all seine Aufgaben aus OneNote gerne auch in Outlook, und Microsofts To Do-App jederzeit griffbereit haben möchte, so einfach und schnell ist das umgesetzt. Denn wir müssen nur dafür sorgen, die Aufgaben aus OneNote nach Outlook zu bekommen.

Kurzer Hinweis: To Do stellt alle Aufgaben aus Outlook, Planner und natürlich die Aufgaben, die in To Do erstellt werden dar, wobei die Aufgaben aus To Do auch in Outlook angezeigt werden.

Schritt 1 – Aufgaben in OneNote erstellen

Stellen Sie z.B. ihre Checkliste für die Erstellung eines Virtuellen Classrooms auf einer OneNote-Seite zusammen.

Nun wird der Text markiert und mit STRG + 1 bzw. der Kategorie Aufgaben wird aus dem Text eine Aufgabe in OneNote.

Schritt 2 – Übernahme der Aufgaben nach Outlook

Jetzt können die eben erstellen Aufgaben in OneNote als erledigt markiert werden, man kann danach suchen usw. Aber was fehlt ist die Terminierung und Erinnerung an die Aufgabe und im besten Fall noch die Delegierung der Aufgaben.

Markieren Sie nun die Aufgabe in OneNote, die nach Outlook transferiert werden soll und klicken im Menüband in der Rubrik Kategorien auf Outlook-Aufgabe.

Jetzt kann – wie aus Outlook bekannt – die Aufgabe für einen bestimmten Termin festgelegt werden. Ich wähle immer Benutzerdefiniert um das gewünschte Datum auszuwählen.

Es öffnet sich nun das Aufgabenfenster in Outlook, in dem ich das Startdatum, das Fälligkeitsdatum, den Zeitpunkt der Erinnerung festlegen kann. Im Aufgabentext ist auch gleich der Link zu meinem Notizbuch und der OneNote-Aufgabe enthalten.

Zum Abschluß auf Speichern und Schließen klicken. Und schon ist die OneNote-Aufgabe auch in Outlook vertreten und in OneNote ist auch die Verknüfung zu Outlook erstellt worden.

Wird die Aufgabe nun aus Outlook heraus erledigt, wird auch in OneNote die Aufgabe als erledigt angezeigt. Funktioniert dann später auch aus To Do heraus.

Wie man dieses Zusammenspiel Outlook, Teams und OneNote effektiv nutzen kann, zeigt die Maria Hoeren in diesem Beitrag: So laufen unsere Meetings mit Office 365 ab: Schnell, produktiv und effizient.

Schritt 3 – Outlook bzw. OneNote-Aufgaben in To Do

Hinweis: Für Schritt 3 wird vorausgesetzt, dass man in allen Umgebungen, sprich Outlook, OneNote und To Do, mit demselben (Office / O365 / Microsoft 365) Konto angemeldet ist.

Starten Sie die To Do-App,

entweder

im Browser unter https://to-do.office.com/tasks/

oder

starten die Outlook-Web-App (OWA) (https://outlook.office.com/mail/inbox), in der der normale Aufgabenbereich aus Outlook bereits durch To Do ersetzt wurde

oder

die installierte To Do-App auf dem PC oder mobilen Gerät.

Die ursprüngliche Aufgabe ist jetzt in Outlook und To Do verfügbar und kann dort jeweils als erledigt markiert werden und natürlich on OneNote dementsprechend angezeigt.

Alle Aufgaben an einem Platz. Meine erste Wahl (im Moment) für Aufgaben: To Do. Für Protokolle etc. ist selbstredend OneNote mein favorisiertes Tool. Das Zusammenspiel OneNote – Outlook – To Do – TEAMS macht das Arbeitsleben mit Aufgaben auf alle Fälle einfacher.

Mehr Tipps und Tricks zu OneNote, Outlook und Microsoft 365 (TEAMS, To Do, Planner, …) können Sie live sehen. Meine Kollegin Maria Hoeren und ich freuen uns auf ein Treffen in Fulda.