Gleichgültig, ob Rechnung, Angebot oder andere Dokumente: Der Versand beispielsweise via Outlook sollte immer nur im PDF-Format erfolgen. Doch die schnelle Konvertierung ins PDF-Format ist bei Dateien in der SharePoint-Dokumentenbibliothek nicht vorhanden. Wie es dennoch geht, wissen Markus Hahner und Kai Schneider.

(C) 2020 – 2026 Das Lösungs-Video by Markus Hahner & Kai Schneider

Wir nutzen die Versammlungs-Funktion (englisch „Town Hall“, ehemals Liveereignis) von Microsoft Teams zum Aufzeichnen der Lösungs-Videos, finalisiert wird mit Camtasia von TechSmith.

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Während einer Teams-Besprechung mal eben eine Datei in den Chatbereich schieben, und schon können alle die Datei nutzen. Aufwändig wurde es bisher immer dann, wenn nach einigen Tagen eine bestimmte Datei benötigt wurde. In welchem Chat war sie nochmals abgelegt? Mit der Lösung von Markus Hahner und Kai Schneider lassen sich alle Dateien im Nu auffinden.

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Warum fehlen im Kontextmenü unter Windows 11 so wichtige Befehle wie „Teilen“ zur gemeinsamen Nutzung von Dateien via OneDrive/SharePoint? Grund dafür sind die standardmäßig auf wenige Befehle reduzierten Menüs. Wie sie ganz einfach vollständig erscheinen, wissen Kai Schneider und Markus Hahner.

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Auf einem fremden PC ohne Video-Software wie Camtasia dennoch mal eben ein Video aufzunehmen, um beispielsweise die Arbeitsweise einer wichtigen Funktion zu dokumentieren? Dank der in Microsoft 365 integrierten Stream-App ist das problemlos über den Browser möglich, wie Markus Hahner und Kai Schneider zeigen.

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Der Screenshot ist erstellt, aber es gibt noch Abstimmungsbedarf zum Inhalt. Im neuen Snagit 2023 ist das im Handumdrehen erledigt: Einfach Bild teilen, den Link allen Ansprechpartnern zur Verfügung stellen und dann online die Kommentare sammeln. Wie’s geht, zeigen Kai Schneider und Axel Becker.

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Wird eine freigegebene Datei nachträglich auf OneDrive, SharePoint oder Teams im Zuge einer Reorganisation etc. verschoben, verliert die Datei den Teilen-Status. Ärgerlich, denn die eingeladenen Personen haben jetzt keinen Zugriff mehr auf die Datei. Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, wie sich das mit nur einem Mausklick verhindern lässt.

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Wie lässt sich ein Ordner auf der eigenen Festplatte für den gemeinsamen Datenaustausch einrichten? Die Teilen-Funktion im Zusammenspiel mit dem OneDrive-Client macht es möglich. Markus Hahner und Kai Schneider zeigen am Beispiel von OneDrive for Business und OneDrive Personal, welche Schritte notwendig sind.

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Leider bietet Forms standardmäßig keine Möglichkeit, ein Gruppenformular direkt von einer Gruppe in eine andere Gruppe zu kopieren. Wie es über den Zwischenschritt mit den eigenen Formularen dennoch klappt, wissen Kai Schneider und Dominik Petri.

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Wann sind Besprechungen erfolgreich? Dann, wenn sie gut geplant sind! Wie das Ganze in Teams funktioniert, wissen Maria Hoeren und Kai Schneider: Gleichgültig, ob Dateien gemeinsam benötigt werden, Umfragen via Forms erfolgen sollen oder der Einsatz des Whiteboards oder Besprechungsnotizen geplant sind – all das lässt sich im Vorfeld in Ruhe vorbereiten.

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