Die Office-Programme können nicht nur Text suchen und ersetzen, auch der automatische Wechsel von Formatierungen ist möglich. Wo sich die jeweils zuständige Funktion befindet und wie sie zu bedienen ist, zeigen Eric Müller und Markus Hahner am Beispiel von auszutauschenden Schriftarten.

(C) 2020 – 2026 Das Lösungs-Video by Markus Hahner & Kai Schneider

Wir nutzen die Versammlungs-Funktion (englisch „Town Hall“, ehemals Liveereignis) von Microsoft Teams zum Aufzeichnen der Lösungs-Videos, finalisiert wird mit Camtasia von TechSmith.

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Beim Suchen und Ersetzen von Leerzeichen in langen, textbasierten Zahlenketten – wie sie beispielsweise bei Kreditkartenummern zum Einsatz kommen – wandelt Excel den Text einfach in eine Zahl in wissenschaftlicher Darstellung um. Und ersetzt dabei gemäß der IEEE 754-Spezifikation alle Ziffern nach der 15. Stelle durch eine Null. Die Lösung? Kennen Markus Hahner und Dominik Petri.

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Wichtige Textstellen oder Objekte lassen sich in OneNote mithilfe von Kategorien gezielt kennzeichnen. Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, wie sich Kategorien ganz leicht suchen lassen und wie sich mit einem Mausklick eine Zusammenfassung der Kategorien erzeugen lässt.

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Im Dokument des Kunden wurde an Leerzeichen nicht gespart. Sowohl im Text selbst befinden sich immer wieder mehrere Leerzeichen anstelle eines Leerzeichens. Und die Namensliste wurde auch mit Leerzeichen zurechtgeschoben, anstelle Tabstopps zu nutzen. Zum Glück lassen sich solche Fehler mit ein paar wenigen Mausklicks korrigieren, wie Kai Schneider und Markus Hahner zeigen.

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In einem längeren Dokument zum Schluss „mal eben“ alle Bilder prüfen? Wenn das endlose Blättern und die Suche nach Bildern im Dokument nervt, einfach den Tipp von Maria Hoeren und Markus Hahner einsetzen. Denn damit lassen sich die Bilder ganz einfach der Reihe nach anspringen und es wird auch garantiert keines übersehen.

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In der Aufgabenliste von Microsoft To Do blitzschnell filtern, sodass nur noch die Aufgaben einer bestimmten Kategorie angezeigt werden? Was standardmäßig gar nicht vorgesehen ist, lässt sich dennoch mit dem von Markus Hahner und Kai Schneider gezeigten Trick mit minimalem Aufwand verwirklichen.

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E-Mails jedes Mal manuell nach Empfänger, Projekten oder Themen wegsortieren? Und in welchen Ordner gehört die E-Mail nun? Mehrfach kopieren? Alles viel zu aufwändig! Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, wie Outlook diese Aufgabe mithilfe der intelligenten Suchordner automatisch löst.

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Wo hat sich denn der manuelle Seitenumbruch versteckt? Wie lassen sich andere Formatierungssymbole suchen und ersetzen? Wie sich diese „nicht druckbaren Sonderzeichen“ ganz einfach finden lassen, erläutern Kai Schneider und Markus Hahner.

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Lassen sich in Word auch Farben und andere Formatierungen Suchen und Ersetzen? Aber sicher! Allerdings gibt es ein paar Fallen zu umschiffen, auf die Maria Hoeren und Markus Hahner im Lösungs-Video aufmerksam machen.

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Nach dem automatischen Ersetzen eines aus Großbuchstaben bestehenden Kürzels ist auch der ersetzte Text komplett in Großbuchstaben. So wird aus „GPO“ beispielsweise „GRUPPENRICHTLINIE“. Warum? Markus Hahner und Kai Schneider klären auf, wie einfach sich dieser Fehler vermeiden lässt.

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