Das Arbeiten mit Teams hat den Vorteil, dass sowohl in Chats als auch während Besprechungen zu teilende Dateien einfach in den Chat gezogen und von dort aus von den Teilnehmenden geöffnet werden können. Das Ganze funktioniert standardmäßig mit internen Empfängern, nicht jedoch, wenn mit externen kommuniziert wird. Um diese Einschränkung zu beheben, musste bislang von Seiten der Administratoren ein PowerShell-Script ausgeführt werden. Damit ist jetzt Schluss, wie Markus Hahner und Kai Schneider wissen. Denn die Funktion lässt sich ab sofort auch ganz einfach im Teams Admin Center einstellen.

(C) 2020 – 2026 Das Lösungs-Video by Markus Hahner & Kai Schneider

Wir nutzen die Versammlungs-Funktion (englisch „Town Hall“, ehemals Liveereignis) von Microsoft Teams zum Aufzeichnen der Lösungs-Videos, finalisiert wird mit Camtasia von TechSmith.

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Beim Schreiben der Empfänger-E-Mail-Adresse schlägt Outlook automatisch Adressen vor – und zwar auf Basis der Empfänger, die in der Vergangenheit bereits angemailt wurden. In den älteren Outlook-Versionen lassen sich dort beispielsweiseveraltete Adressen einfach durch das Anklicken des X hinter der E-Mail-Adresse entfernen. In den neuen Outlook-Versionen steht diese Funktion leider nicht mehr zur Verfügung. Was tun? Kai Schneider und Markus Hahner zeigen, wie sich auf einen Schlag alle Vorschläge entfernen lassen. Oder noch besser: Wie sich mithilfe eines kostenlosen Tools einzelne E-Mail-Adress-Vorschläge selektiv entfernen lassen.

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Ein sprechender Dateiname ist das A und O bei der Dateiverwaltung. Schließlich soll das gewünschte Dokument, das Bild, die Kalkulation etc. jederzeit schnell gefunden werden. Wie lässt sich eine Datei im Datei Explorer von Windows 11 am effektivsten umbenennen? Einfach anklicken, sprich markieren, und dann die Taste F2 drücken. Jetzt kann der Dateiname einfach überschrieben und der neue Name mit der Eingabetaste bestätigt werden. Und dann? Müssen diese Schritte wirklich bei jeder Datei wiederholt werden? Zum Glück nicht, denn es geht auch wesentlich einfacher. Wie? Das zeigen Maria Hoeren und Markus Hahner im aktuellen Lösungsvideo.

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Für die Betrachter einer Präsentation ist es hilfreich, wenn sie auf einen Blick erkennen können, um was es gerade geht, was folgt bzw. was bereits präsentiert wurde. Die hierzu notwendigen Informationen strukturiert zusammenzustellen, kann eine schweißtreibende Arbeit sein. Warum sich in diesem Fall nicht einfach an eine bewährte Methode anlehnen? Hierzu braucht es nur eine Registerkarte, über die die Infos dann Schritt für Schritt angezeigt werden. Kai Schneider und Maria Hoeren zeigen, dass das gar nicht so kompliziert ist. Ein paar Formen zeichnen, Morphen als Folienübergang wählen und schon ist die PowerPoint-Präsentation fertig.

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Das dynamische Anlagenverzeichnis ist – wie im Lösungsvideo Nr. 929 gezeigt – erstellt und lässt sich mit der Taste F9 oder über den Kontextmenü-Befehl „Felder aktualisieren“ auf den neusten Stand bringen. Schade ist, dass im Anlagenverzeichnis alle Einträge immer mit dem gleichen Text „Anlage“ beginnen. Hier wäre es doch hilfreich, wenn gleich noch die Absatznummer mit angezeigt und somit ein direkter Bezug zum entsprechenden Textabschnitt bestehen würde. Auch das lässt sich in Word mit wenigen Klicks erledigen, wie Maria Hoeren und Markus Hahner im Lösungsvideo zeigen. Selbstverständlich ist auch der Verweis auf die Absatznummer dynamisch, bei Textänderungen wird das Anlagenverzeichnis nach dem Aktualisieren somit immer alle aktuellen Werte anzeigen.

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In einem Dokument –beispielsweise einem Exposé oder einem Vertrag– wird an den entsprechenden Textstellen auf externe Anlagen verwiesen. Alle diese Anlagenverweise müssen mit dem entsprechenden Verweistext und der Seitenzahl wiederum in einem Anlagenverzeichnis aufgeführt sein. Und das bitte automatisch, sodass sich das Anlagenverzeichnis bei Änderungen am Inhalt des Dokumentes oder beim Hinzufügen/Entfernen von Anlagenverweisen– wie bei einem Inhaltsverzeichnis – auf Tastendruck selbst aktualisiert. Unmöglich? Keineswegs, wie Maria Hoeren und Markus Hahner zeigen. Denn es benötigt nur zwei Feldfunktionen, um das Ganze umzusetzen.

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Chat- oder Kanalnachrichten in Teams nie mehr verpassen? Kein Problem, schließlich informiert Teams bei neuen Nachrichten mit einem kurzen Benachrichtigungston oder einer Bannermeldung. (gemäß der Einstellungen in der Rubrik „Benachrichtigung und Aktivitäten“). Die Benachrichtigung erfolgt dann aber auch in unpassenden Momenten. Beispielsweise während eines Meetings, bei dem der eigene Bildschirm geteilt ist und alle Teilnehmer die Meldung zu sehen bekommen. Zum Glück lässt sich einstellen, von welcher Person bei aktiver Besprechung eine Meldung überhaupt erscheinen darf. Wie es geht, erläutern Markus Hahner und Kai Schneider.

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Nichts ist langweiliger, als bei Produktvorstellungen sofort das komplette Produkt gezeigt zu bekommen, während der Referent dann mit dem Laserpointer fuchtelnd die verschiedenen Bereiche des Produkts anleuchtet und erläutert. Wie es besser geht, zeigen Kai Schneider und Maria Hoeren. Hierzu kommt einmal mehr die Morphen-Funktion zum Einsatz, die dafür sorgt, dass der Spannungsbogen nicht sofort futsch ist, sondern immer nur einzelne Bereiche des Produkts hervorgehoben werden. So wird ganz automatisch ohne nervigen Laserpointer der Blick auf den gewünschten Bereich der Folie gelenkt.

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Das Dokument mit einem Bericht oder einer wissenschaftlichen Arbeit soll bearbeitet werden. Aber warum verhalten sich die Seitenränder darin so sonderbar? Mal ist der linke Rand breiter, mal der rechte. Und nach einem Abschnittswechsel ist das wieder anders. Einfach den Seitenrand zu verschieben, lässt das Dokument auch nicht zu. Stopp, jetzt nur keine Änderungen vornehmen – das Verhalten ist absolut korrekt. Denn diese Randeinstellung kommt immer dann zum Einsatz, wenn das Dokument doppelseitig gedruckt wird. Wie das alles zusammenhängt und an welcher Stelle die zugehörigen Einstellungen in Word zu finden sind, zeigen Kai Schneider und Markus Hahner.

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Reagiert OneNote beim Bearbeiten der Seiteninhalte nur mit Verzögerung und lässt sich regelmäßig bis zu einer Sekunde Zeit, bis der eingegebene Text angezeigt wird oder der zu entfernende Text verschwunden ist? Ursache für dieses Verhalten sind stark fragmentierte Daten in den OneNote-Dateien. Wie bei einer Datenbank kann es auch hier notwendig sein, eine „Reorganisation“ durchzuführen – sprich die OneNote-Dateien zu optimieren. Dabei werden dann gelöschte Daten entfernt und fragmentierte Inhalte neu angeordnet. Was sich kompliziert anhört, ist in der Praxis mit nur vier Mausklicks erledigt. Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, wie OneNote nach kürzester Zeit wieder schnell wird.

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