„Barrierefreie Präsentationen? Bei uns im Unternehmen ist das nicht notwendig und auch in unseren öffentlichen Veranstaltungen benötigen wir das nicht.“. So oder so ähnlich wird trotz entsprechender gesetzlicher Vorgaben noch immer argumentiert. Und dabei wird vergessen, dass beispielsweise über 8 % der Männer und 0,5 % der Frauen eine Rot-Grün-Sehschwäche haben und somit die Farbe Rot und Grün nicht oder nur teilweise unterscheiden können – von anderen Sehschwächen ganz zu schweigen. Dabei ist es so einfach, mithilfe des Barrierefreiheit-Assistenten in PowerPoint die Präsentation zu prüfen und Barriere-Probleme zu finden und zu lösen. Einen Überblick, was bei Farben zu beachten ist, geben Kai Schneider und Ute Simon. (Das Lösungsvideo Nr. 950 wurde am 12.6.2026 veröffentlicht.)

(C) 2020 – 2026 Das Lösungs-Video by Markus Hahner & Kai Schneider

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So umfangreich Excel, PowerPoint oder Word auch sind, irgendeine Funktion fehlt immer. Zum Glück lassen sich die Office-Programme mithilfe von Add-Ins beinahe beliebig erweitern, um so dringend benötigte Funktionalitäten nachzuinstallieren. Während die klassischen VBA- und COM-Add-Ins immer auf dem lokalen Client im Benutzerprofil via Kopiervorgang bzw. Setup-Programm zu installieren sind, ist dies bei den erstmals mit Office 2013 eingeführten (Web) Add-Ins nicht mehr der Fall. Denn diese werden direkt vom Microsoft Marketplace heruntergeladen und sind dann aktiv – ähnlich wie Browser-Add-Ins. Wie sich das Ganze verhält, wenn eine Office-Datei ein solches Add-In nutzt und die Datei auf einem anderen Client bzw. von einem anderen Benutzer geöffnet wird, zeigen Kai Schneider und Markus Hahner. (Das Lösungsvideo Nr. 949 wurde am 10.6.2026 veröffentlicht.)

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In der E-Mail vor und während der Urlaubszeit auf die geänderten Öffnungszeiten hinweisen? Haftungshinweise in der aktuellen E-Mail einfügen? Es gibt unendlich viele Situationen, in denen vorgefertigte Texte die Arbeit enorm erleichtern können. Solche Schnellbausteine –auch unter dem Begriff „Textbausteine“ bekannt – lassen sich in Outlook (Classic) bereits seit der Version 2007 mit wenigen Mausklicks anlegen. In Outlook (New) bzw. Outlook Web App („OWA“) hat sich Microsoft lange Zeit gelassen, eine solche Funktion zu integrieren. Zum Glück ist es jetzt auch dort soweit! Wie einfach sich vorgefertigte Texte in Outlook (New)/OWA im Handumdrehen nutzen lassen, zeigen Markus Hahner und Kai Schneider. (Das Lösungsvideo Nr. 948 wurde am 12.6.2026 veröffentlicht.)

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Mit Unterstützung der Genehmigungsfunktion in Teams lassen sich sehr leicht Workflows für das Vier-/Mehr-Augen-Prinzip abbilden. So können beispielsweise Verträge aber auch Urlaubsanträge oder wichtige Kundendokumente ganz leicht genehmigt werden. Mit der von Markus Hahner und Kai Schneider gezeigten Vorgehensweise gelingt das auch direkt aus Word heraus – der anfängliche Umweg über Teams ist nicht mehr notwendig. Einfach das gewünschte Dokument beispielsweise auf OneDrive öffnen und die Genehmigungsanforderung starten. Selbstverständlich landen alle Anforderungen und genehmigten Dokumente auch beim Start aus Word heraus in der zentralen Verwaltung/Übersicht in der Genehmigungs-App in Teams. (Das Lösungsvideo Nr. 947 wurde am 5.6.2026 veröffentlicht.)

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Das Bild auf der Webseite ist mal wieder so klein, dass dessen Inhalt kaum zu erkennen ist? Zwar können alle Browser den kompletten Webseiteninhalt vergrößern oder verkleinern (am schnellsten gelingt dies bei gedrückter Strg-Taste mit dem Mausrad). Dabei wird dann aber immer die ganze Webseite vergrößert und nicht nur ein einzelnes Bild. Kai Schneider und Markus Hahner kennen einen ganz einfachen Trick, wie sich beim Einsatz des Browsers Microsoft Edge auf den meisten Webseiten einzelne Bilder blitzschnell in einem eigenen Dialogfeld vergrößert darstellen lassen. (Das Lösungsvideo Nr. 946 wurde am 3.6.2026 veröffentlicht.)

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In Teams wird für jede Besprechung automatisch ein Chat angelegt, in dem die komplette Kommunikation der jeweiligen Besprechung abgelegt ist. So praktisch das Verhalten fürs schnelle Nachschlagen oder gezielte Suchen von Informationen auch ist, es sorgt im Laufe der Zeit für sehr, sehr viele Chats in der Chat-Übersicht. Die Lösung? Einfach den entsprechenden Chat über das Chat-Kontextmenü „stummschalten“, worauf er aus der Liste verschwindet. Doch wie kann ein stummgeschalteter Chat dann bei Bedarf wieder geöffnet werden? Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, mit welcher Teams-Einstellung sich auf stummgeschaltete Chats dauerhaft wieder zugreifen lässt und wie sich solche Chats perfekt in Teams verwalten lassen. (Das Lösungsvideo Nr. 945 wurde am 1.6.2026 veröffentlicht.)

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Die eigene Hausschrift ist zwar in das Word-Dokument bzw. die Word-Dokumentvorlage eingebunden, sie unterstützt jedoch die Darstellung auf Fremd-PCs ohne dort installierte Hausschrift nicht? Damit in diesem Fall Word nicht auf dumme Gedanken kommt und in der Desktop- oder Online-Version irgendeine Ersatzschriftart wählt, die den Text dann beispielsweise mit einer Symbolschriftart unleserlich dargestellt, erlaubt Word das Festlegen einer Ersatzschriftart. Kai Schneider und Markus Hahner zeigen, wo sich die Einstellung befindet und was beim Festlegen der Ersatzschriftart zu beachten ist.

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Ein großformatiges Bild im Hintergrund einer PowerPoint-Folie zieht sofort magisch alle Blicke auf sich. Text-Inhalte lassen sich dann ganz einfach über das Bild legen. Doch was tun, wenn sich an exakt der Stelle im Bild, an der der Text platziert werden soll, ein störendes Element befindet? Markus Hahner und Maria Hoeren lassen sich davon nicht abhalten, denn mithilfe von ein bisschen (kostenloser) Copilot-Unterstützung lassen sich beliebige Objekte auf dem Bild erkennen und anschließend verschieben oder auch entfernen. So ist sichergestellt, dass nichts im Weg und der Text gut zu lesen ist.

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Metadaten-Spalten sind in Listen und Bibliotheken in SharePoint unentbehrlich. Denn diese kommen nicht nur beim Filtern und Suchen von Daten zum Einsatz, auch Copilot greift auf die Metadaten zurück. Um das Ausfüllen der Metadaten und sich ständig wiederholende Eingaben – beispielsweise die Eingabe eines Ansprechpartners – zu vereinfachen, lassen sich sogenannte „Schnellschritte“, besser bekannt als „QuickSteps“, hinterlegen. Dann genügt – wie Markus Hahner und Kai Schneider zeigen – künftig ein Mausklick, und die gewünschten Daten werden in die Metadaten-Spalte eingetragen. Dies spart eine Menge Zeit und sorgt je nach Inhalt so nebenbei auch für konsistente Einträge.

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Für die Word-Dokumente soll eine (unternehmenseigene) Hausschrift zum Einsatz kommen? Kein Problem, schließlich lassen sich in den Dokumenten beliebige Schriftarten zur Formatierung nutzen. Problematisch wird es erst dann, wenn die Dokumente an Dritte weitergegeben werden, die nicht über die Hausschrift verfügen. Wie erscheint dort das Dokument, sind die Formatierungen dann etwa alle durcheinander? Ein möglicher Ansatz zur Umgehung dieser Probleme ist das Einbetten der Schriftart direkt in das Word-Dokument bzw. die zugrundeliegende Word-Dokumentvorlage. Doch ob dies von Erfolg gekrönt ist, hängt von den Lizenzbestimmungen der Schriftart ab. Kai Schneider und Markus Hahner erläutern, wie sich Schriftarten einbetten lassen und welche Einstellungen zuvor zu prüfen sind.

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