In einem Dokument –beispielsweise einem Exposé oder einem Vertrag– wird an den entsprechenden Textstellen auf externe Anlagen verwiesen. Alle diese Anlagenverweise müssen mit dem entsprechenden Verweistext und der Seitenzahl wiederum in einem Anlagenverzeichnis aufgeführt sein. Und das bitte automatisch, sodass sich das Anlagenverzeichnis bei Änderungen am Inhalt des Dokumentes oder beim Hinzufügen/Entfernen von Anlagenverweisen– wie bei einem Inhaltsverzeichnis – auf Tastendruck selbst aktualisiert. Unmöglich? Keineswegs, wie Maria Hoeren und Markus Hahner zeigen. Denn es benötigt nur zwei Feldfunktionen, um das Ganze umzusetzen.

(C) 2020 – 2026 Das Lösungs-Video by Markus Hahner & Kai Schneider

Wir nutzen die Versammlungs-Funktion (englisch „Town Hall“, ehemals Liveereignis) von Microsoft Teams zum Aufzeichnen der Lösungs-Videos, finalisiert wird mit Camtasia von TechSmith.

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Chat- oder Kanalnachrichten in Teams nie mehr verpassen? Kein Problem, schließlich informiert Teams bei neuen Nachrichten mit einem kurzen Benachrichtigungston oder einer Bannermeldung. (gemäß der Einstellungen in der Rubrik „Benachrichtigung und Aktivitäten“). Die Benachrichtigung erfolgt dann aber auch in unpassenden Momenten. Beispielsweise während eines Meetings, bei dem der eigene Bildschirm geteilt ist und alle Teilnehmer die Meldung zu sehen bekommen. Zum Glück lässt sich einstellen, von welcher Person bei aktiver Besprechung eine Meldung überhaupt erscheinen darf. Wie es geht, erläutern Markus Hahner und Kai Schneider.

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Nichts ist langweiliger, als bei Produktvorstellungen sofort das komplette Produkt gezeigt zu bekommen, während der Referent dann mit dem Laserpointer fuchtelnd die verschiedenen Bereiche des Produkts anleuchtet und erläutert. Wie es besser geht, zeigen Kai Schneider und Maria Hoeren. Hierzu kommt einmal mehr die Morphen-Funktion zum Einsatz, die dafür sorgt, dass der Spannungsbogen nicht sofort futsch ist, sondern immer nur einzelne Bereiche des Produkts hervorgehoben werden. So wird ganz automatisch ohne nervigen Laserpointer der Blick auf den gewünschten Bereich der Folie gelenkt.

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Das Dokument mit einem Bericht oder einer wissenschaftlichen Arbeit soll bearbeitet werden. Aber warum verhalten sich die Seitenränder darin so sonderbar? Mal ist der linke Rand breiter, mal der rechte. Und nach einem Abschnittswechsel ist das wieder anders. Einfach den Seitenrand zu verschieben, lässt das Dokument auch nicht zu. Stopp, jetzt nur keine Änderungen vornehmen – das Verhalten ist absolut korrekt. Denn diese Randeinstellung kommt immer dann zum Einsatz, wenn das Dokument doppelseitig gedruckt wird. Wie das alles zusammenhängt und an welcher Stelle die zugehörigen Einstellungen in Word zu finden sind, zeigen Kai Schneider und Markus Hahner.

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Reagiert OneNote beim Bearbeiten der Seiteninhalte nur mit Verzögerung und lässt sich regelmäßig bis zu einer Sekunde Zeit, bis der eingegebene Text angezeigt wird oder der zu entfernende Text verschwunden ist? Ursache für dieses Verhalten sind stark fragmentierte Daten in den OneNote-Dateien. Wie bei einer Datenbank kann es auch hier notwendig sein, eine „Reorganisation“ durchzuführen – sprich die OneNote-Dateien zu optimieren. Dabei werden dann gelöschte Daten entfernt und fragmentierte Inhalte neu angeordnet. Was sich kompliziert anhört, ist in der Praxis mit nur vier Mausklicks erledigt. Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, wie OneNote nach kürzester Zeit wieder schnell wird.

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Wird ein DAX-Measure in Excel mit Power Pivot erstellt oder bearbeitet, erfolgt dies in einem eigenen Dialogfeld innerhalb eines Formel-Textfeldes. Kommt hingegen Power BI Desktop zum Einsatz, wird die Formel in der Formelzeile bearbeitet. In beiden Darstellungen besteht das Problem, dass die Schriftgröße der Formel recht klein ist. Hier die Übersicht zu bewahren und sich auch in komplexeren Formeln noch zurechtzufinden, kann ganz schön schwierig sein. Kai Schneider und Dominik Petri zeigen eine Lösung, wie sich die Schriftgröße der Formel für eine bessere Darstellung im Nu vergrößern oder verkleinern lässt.

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Gleichgültig, ob eingeschobene Haupt- und Nebensätze, Themenwechsel oder andere Wechsel im Satzbau: Die Trennung vom restlichen Text erfolgt häufig mit einem Gedankenstrich. Der Gedankenstrich (wird auch als Halbgeviertstrich bezeichnet) ist etwas länger als das normale Minuszeichen, das als Trennstrich oder bei Berechnungen zum Einsatz kommt. Leider gibt es auf der Tastatur keine eigene Gedankenstrich-Taste, sodass das Minuszeichen herhalten muss. Während PowerPoint und Word falsche Minuszeichen oft erkennen und in einen Gedankenstrich umwandeln, funktioniert dies in Excel nicht. Die Alternative? Einfach die von Kai Schneider und Markus Hahner gezeigte Tastenkombination nutzen – die funktioniert in unzähligen Programmen! Der Gedankenstrich trennt Satzteile und ist länger als das Minuszeichen. Auf der Tastatur gibt es keine eigene Taste, aber mit der von Kai Schneider und Markus Hahner gezeigten Tastenkombination klappt es in vielen Programmen!

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In Chats und Kanälen mal eben eine Nachricht hinterlassen? Nichts einfacher als das. Wenn da nur nicht das unsägliche Verhalten beim Drücken der Eingabe-Taste wäre. Denn im Gegensatz zu allen anderen Programmen erzeugt Teams dann keine neue Zeile, sondern versendet die Nachricht sofort. Kein Wunder, dass die Chats voll mit mehrteiligen Nachrichten sind. Abhilfe schafft eine Teams-Einstellung, die Markus Hahner und Kai Schneider im aktuellen Lösungsvideo zeigen. Damit ist mit dem versehentlichen Senden ein für alle Mal Schluss!

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Wird in einem Word-Dokument eine URL, sprich Internetadresse, eingegeben, wird dies von Word erkannt und die Adresse automatisch in einen anklickbaren Hyperlink umgewandelt. Wenngleich dies in aller Regel ganz nützlich ist, gibt es Situationen – wie beispielsweise die Dokumentation von Internetseiten mit Schadprogrammen –, bei denen der Link definitiv nicht anklickbar sein soll. Doch spätestens, wenn dann aus dem Dokument eine PDF-Datei erzeugt wird, ist der Link aktiv. Kai Schneider und Markus Hahner wissen, was der Grund für dieses unerwünschte Verhalten ist und wie es sich „korrigieren“ lässt.

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Um Daten zwischen verschiedenen Programm-Fenstern zu kopieren, Daten in den Fenstern zu vergleichen usw., ist es hilfreich, die Fenster nebeneinander zu platzieren. Natürlich lässt sich das Platzieren durch Anklicken der Titelleiste eines Fensters und ziehen des Mauszeigers bei gedrückter linker Maustaste manuell erreichen. Wesentlich einfacher geht es aber mit den von Markus Hahner und Kai Schneider beschriebenen Tastenkombinationen. Damit landen die Fenster dann ganz automatisch links oder rechts, sie teilen sich den Bildschirm in unterschiedlichen Fenstergrößen und vieles mehr.

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