Während einer Teams-Besprechung mal eben eine Datei vom eigenen PC via Drag’n’Drop in den Chat schieben und so mit den anderen teilen? Oder in einem anderen Chat oder einer Unterhaltung Dateien teilen? Was lange Zeit völlig problemlos möglich war, quittiert Teams seit ein paar Wochen nun mit dem Hinweis „Externes Teilen ist nicht zulässig“. Obwohl genau diese Funktion im Admin Center von Teams oder via PowerShell-Kommando extra aktiviert ist (siehe Lösungsvideo Nr. 934). Ist das Teilen nun wirklich nicht mehr möglich? Keineswegs, wie Kai Schneider und Markus Hahner wissen. Es ist lediglich ein anderer Weg notwendig, wie im aktuellen Lösungsvideo zu sehen. (Das Lösungsvideo Nr. 983 wurde am 28.8.2026 veröffentlicht.)

(C) 2020 – 2026 Das Lösungs-Video by Markus Hahner & Kai Schneider

Wir nutzen die Versammlungs-Funktion (englisch „Town Hall“, ehemals Liveereignis) von Microsoft Teams zum Aufzeichnen der Lösungs-Videos, finalisiert wird mit Camtasia von TechSmith.

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Ist der Termin im Teams-Kalender angelegt, erscheint er somit beim Ersteller sowie allen eingeladenen Personen. Nutzen diese Outlook aus Office 365, erscheint der Termin auch ganz automatisch im Outlook-Kalender. Doch was tun, wenn der Termin in einen anderen Kalender, beispielsweise auf dem Mac, übernommen werden soll? Oder wenn es sich um einen öffentlichen Termin handelt, bei dem Sie die Personen nicht gezielt einladen können? Hier lässt sich mit wenigen Mausklicks eine Kalender-Datei im standardisierten .ics-Format erzeugen, die dann via E-Mail etc. weitergegeben wird. Der Empfänger kann die Datei mit einem Doppelklick in seinen Kalender aufnehmen und verfügt neben dem eigentlichen Termin auch über alle Daten wie Links oder Signaturen, die im Termin hinterlegt sind. Markus Hahner und Kai Schneider zeigen Schritt für Schritt, wie eine .ics-Datei erstellt wird. (Das Lösungsvideo Nr. 967 wurde am 22.7.2026 veröffentlicht.)

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Der Bildschirm ist geteilt, die Präsentation in der Teams-Besprechung läuft. Nervig nur, dass Windows ständig irgendwelche Nachrichten in Form von kleinen Meldungsfenstern anzeigt und diese oft auch noch mit einem Signalton ankündigt. Sei es die Info, dass eine neue E-Mail eingetroffen ist, dass ein Kollege einen Chateintrag in Teams hinzugefügt hat, dass die Bekannten gerade mal wieder in WhatsApp sehr aktiv sind und vieles mehr. Maria Hoeren und Kai Schneider wissen, wie sich solche Meldungen während der Besprechung ganz einfach deaktivieren lassen. Damit dort wieder Ruhe herrscht und so ganz nebenbei auch keine persönlichen Daten an alle Besprechungsteilnehmer preisgegeben werden. (Das Lösungsvideo Nr. 961 wurde am 8.7.2026 veröffentlicht.)

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Mal eben eine Teams-Besprechung in Outlook anlegen? Kein Problem, wenn Teams und Outlook auf dem PC installiert sind. Denn dann genügt bei aktivem Kalender in der Registerkarte „Start“ oder im Dialogfeld „Neuer Termin“ auf der Registerkarte „Termin“ ein Klick auf die Schaltfläche „Teams-Besprechung“. Doch was tun, wenn dort die Schaltfläche plötzlich fehlt? Wie sich die Schaltfläche beispielsweise nach einem Outlook- oder PC-Absturz wieder herstellen lässt, wissen Maria Hoeren und Kai Schneider. Sie zeigen, wie sich das Ganze mit nur wenigen Mausklicks dauerhaft reparieren lässt. (Das Lösungsvideo Nr. 955 wurde am 24.6.2026 veröffentlicht.)

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Mit Unterstützung der Genehmigungsfunktion in Teams lassen sich sehr leicht Workflows für das Vier-/Mehr-Augen-Prinzip abbilden. So können beispielsweise Verträge aber auch Urlaubsanträge oder wichtige Kundendokumente ganz leicht genehmigt werden. Mit der von Markus Hahner und Kai Schneider gezeigten Vorgehensweise gelingt das auch direkt aus Word heraus – der anfängliche Umweg über Teams ist nicht mehr notwendig. Einfach das gewünschte Dokument beispielsweise auf OneDrive öffnen und die Genehmigungsanforderung starten. Selbstverständlich landen alle Anforderungen und genehmigten Dokumente auch beim Start aus Word heraus in der zentralen Verwaltung/Übersicht in der Genehmigungs-App in Teams. (Das Lösungsvideo Nr. 947 wurde am 5.6.2026 veröffentlicht.)

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In Teams wird für jede Besprechung automatisch ein Chat angelegt, in dem die komplette Kommunikation der jeweiligen Besprechung abgelegt ist. So praktisch das Verhalten fürs schnelle Nachschlagen oder gezielte Suchen von Informationen auch ist, es sorgt im Laufe der Zeit für sehr, sehr viele Chats in der Chat-Übersicht. Die Lösung? Einfach den entsprechenden Chat über das Chat-Kontextmenü „stummschalten“, worauf er aus der Liste verschwindet. Doch wie kann ein stummgeschalteter Chat dann bei Bedarf wieder geöffnet werden? Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, mit welcher Teams-Einstellung sich auf stummgeschaltete Chats dauerhaft wieder zugreifen lässt und wie sich solche Chats perfekt in Teams verwalten lassen. (Das Lösungsvideo Nr. 945 wurde am 1.6.2026 veröffentlicht.)

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Das Arbeiten mit Teams hat den Vorteil, dass sowohl in Chats als auch während Besprechungen zu teilende Dateien einfach in den Chat gezogen und von dort aus von den Teilnehmenden geöffnet werden können. Das Ganze funktioniert standardmäßig mit internen Empfängern, nicht jedoch, wenn mit externen kommuniziert wird. Um diese Einschränkung zu beheben, musste bislang von Seiten der Administratoren ein PowerShell-Script ausgeführt werden. Damit ist jetzt Schluss, wie Markus Hahner und Kai Schneider wissen. Denn die Funktion lässt sich ab sofort auch ganz einfach im Teams Admin Center einstellen.

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Chat- oder Kanalnachrichten in Teams nie mehr verpassen? Kein Problem, schließlich informiert Teams bei neuen Nachrichten mit einem kurzen Benachrichtigungston oder einer Bannermeldung. (gemäß der Einstellungen in der Rubrik „Benachrichtigung und Aktivitäten“). Die Benachrichtigung erfolgt dann aber auch in unpassenden Momenten. Beispielsweise während eines Meetings, bei dem der eigene Bildschirm geteilt ist und alle Teilnehmer die Meldung zu sehen bekommen. Zum Glück lässt sich einstellen, von welcher Person bei aktiver Besprechung eine Meldung überhaupt erscheinen darf. Wie es geht, erläutern Markus Hahner und Kai Schneider.

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Natürlich ist es praktisch, viele verschiedene Programme gleichzeitig öffnen zu können und im Nu zwischen den Programmfenstern zu wechseln. Doch irgendwann wird das Ganze unübersichtlich – sind dann noch mehrere Bildschirme im Einsatz, kann das schnelle Finden des gewünschten Fensters schon mal dauern und ziemlich nerven. Damit zumindest das wichtigste Chatfenster oder bei Bedarf auch mehrere Chatfenster aus Teams sich nicht ständig verstecken, gibt es eine einfache Lösung. Zu sehen im aktuellen Lösungsvideo mit Markus Hahner und Kai Schneider.

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Gleichgültig, ob in E-Mail-Signaturen oder im Impressum von Dokumenten, die später beispielsweise als PDF-Dateien weitergegeben werden: Es ist für die Empfänger eine große Erleichterung, wenn nicht nur der Klick auf die E-Mail-Adresse eine neue Nachricht erzeugt, sondern auch – insbesondere auf Handys – der Klick auf die Telefonnummer den Anruf startet. Und wie sieht es mit Teams-Chats oder Teams-Videoanrufen aus? Auch diese lassen sich mit einem einfachen Klick starten! Markus Hahner und Dominik Petri zeigen Schritt für Schritt, wie sich solche Links anlegen lassen und welche Parameter sie beinhalten müssen.

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