Sollen die zur Dokumentation gehörenden Bilder (zusätzlich) an dem Speicherort abgelegt werden, an dem sich auch das Dokument befindet? Dann lassen sich die mit Snagit erstellten Bilder natürlich über das Menü „Datei-Speichern unter“ oder Drücken der Tastenkombination Strg + Umschalt + S sowie der anschließenden Auswahl des Zielordners und des Dateiformats speichern. Snagit merkt sich den zuletzt genutzten Ordner und das Dateiformat und zeigt dies dann beim erneuten Speichern-Aufruf als Vorgabe an. Alles ganz schön, aber wenn es mal schneller gehen soll und die Bilder dazu noch in den verschiedensten Ordnern abzulegen sind, lässt sich das Speichern mit dem Trick von Markus Hahner und Axel Becker zum Glück auch deutlich beschleunigen. (Das Lösungsvideo Nr. 960 wurde am 6.7.2026 veröffentlicht.)

(C) 2020 – 2026 Das Lösungs-Video by Markus Hahner & Kai Schneider

Wir nutzen die Versammlungs-Funktion (englisch „Town Hall“, ehemals Liveereignis) von Microsoft Teams zum Aufzeichnen der Lösungs-Videos, finalisiert wird mit Camtasia von TechSmith.

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In der E-Mail vor und während der Urlaubszeit auf die geänderten Öffnungszeiten hinweisen? Haftungshinweise in der aktuellen E-Mail einfügen? Es gibt unendlich viele Situationen, in denen vorgefertigte Texte die Arbeit enorm erleichtern können. Solche Schnellbausteine –auch unter dem Begriff „Textbausteine“ bekannt – lassen sich in Outlook (Classic) bereits seit der Version 2007 mit wenigen Mausklicks anlegen. In Outlook (New) bzw. Outlook Web App („OWA“) hat sich Microsoft lange Zeit gelassen, eine solche Funktion zu integrieren. Zum Glück ist es jetzt auch dort soweit! Wie einfach sich vorgefertigte Texte in Outlook (New)/OWA im Handumdrehen nutzen lassen, zeigen Markus Hahner und Kai Schneider. (Das Lösungsvideo Nr. 948 wurde am 12.6.2026 veröffentlicht.)

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Für die Word-Dokumente soll eine (unternehmenseigene) Hausschrift zum Einsatz kommen? Kein Problem, schließlich lassen sich in den Dokumenten beliebige Schriftarten zur Formatierung nutzen. Problematisch wird es erst dann, wenn die Dokumente an Dritte weitergegeben werden, die nicht über die Hausschrift verfügen. Wie erscheint dort das Dokument, sind die Formatierungen dann etwa alle durcheinander? Ein möglicher Ansatz zur Umgehung dieser Probleme ist das Einbetten der Schriftart direkt in das Word-Dokument bzw. die zugrundeliegende Word-Dokumentvorlage. Doch ob dies von Erfolg gekrönt ist, hängt von den Lizenzbestimmungen der Schriftart ab. Kai Schneider und Markus Hahner erläutern, wie sich Schriftarten einbetten lassen und welche Einstellungen zuvor zu prüfen sind.

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Das Arbeiten mit Teams hat den Vorteil, dass sowohl in Chats als auch während Besprechungen zu teilende Dateien einfach in den Chat gezogen und von dort aus von den Teilnehmenden geöffnet werden können. Das Ganze funktioniert standardmäßig mit internen Empfängern, nicht jedoch, wenn mit externen kommuniziert wird. Um diese Einschränkung zu beheben, musste bislang von Seiten der Administratoren ein PowerShell-Script ausgeführt werden. Damit ist jetzt Schluss, wie Markus Hahner und Kai Schneider wissen. Denn die Funktion lässt sich ab sofort auch ganz einfach im Teams Admin Center einstellen.

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Routineaufgaben wie das Kürzen und Zusammenfassen von Text beherrscht Copilot perfekt. Nervig ist jedoch, sich jedes Mal den dazu notwendigen Prompt auszudenken und dann manuell einzutippen. Markus Hahner und Kai Schneider wissen, wo und wie sich persönliche Standardprompts in Copilot anlegen lassen. Und natürlich auch, wie sich die gespeicherten Prompts abrufen lassen. Mit diesen Tricks wird das Prompten künftig zum Kinderspiel und Routineaufgaben sind im Nu abgearbeitet.

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Nicht nur für das Schreiben von Formeln ist Copilot in Power Automate eine große Hilfe. Auch bei zahlreichen anderen Tätigkeiten liefert der Copilot tatkräftige Unterstützung. Und das Beste daran ist: Hierzu wird nicht einmal die Kaufversion von Copilot benötigt, auch in der kostenlosen Version steht die Hilfe bereits zur Verfügung. Oder etwa doch nicht? Will der Copilot in der Power Automate-Webseite partout nicht erscheinen, dann schafft der Trick von Markus Hahner und Dominik Petri Abhilfe. Denn der im Lösungsvideo gezeigte Weg zaubert Copilot im Nu herbei.

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Wichtige Chat-Beiträge oder Unterhaltungen „zwischenzuspeichern“ oder als „Favoriten“ zu markieren, ist mit der Anpinnen-Funktion ja schon lange möglich. Das Ganze gilt dann aber für alle Benutzer. Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, wie sich solche Informationen nur für sich selbst festhalten lassen.

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Obwohl die Dateien gar nicht auf OneDrive abgelegt werden sollen, geben Excel, PowerPoint und Word immer diesen Speicherort vor. Wie sich dies ändern lässt oder sogar wieder der alte, vertraute Speichern-Dialog aktiviert werden kann, erklären Kai Schneider und Markus Hahner.

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Die Anmeldedaten beim Einloggen im 365-Portal zu speichern – wie von Microsoft explizit angeboten –, mag verführerisch sein. Doch letztlich ist dies eine große Sicherheitslücke, da dann jeder mit Zugriff auf den PC sich dort austoben kann. Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, wie sich diese Aufforderung deaktivieren lässt.

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Jede Office-Datei bzw. -Vorlage verfügt über eine interne Versionsnummer, die nach Änderungen beim Speichern automatisch erhöht wird. Nach der Entwicklung einer Vorlage und vor der Weitergabe an den Empfänger ist es zu empfehlen, die Version wieder zurückzusetzen. Wie dies möglich ist, wissen Axel Becker und Markus Hahner.

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