Mit Unterstützung der Genehmigungsfunktion lassen sich sehr leicht Workflows für das Vier-/Mehr-Augen-Prinzip abbilden. So können beispielsweise Einkaufsanforderungen, Verträge, NDAs etc. ganz leicht genehmigt werden. Mit der von Markus Hahner und Kai Schneider gezeigten Vorgehensweise gelingt das auch direkt aus SharePoint heraus – der anfängliche Umweg über Teams ist nicht mehr notwendig. Einfach in SharePoint in der gewünschten Dokumentenbibliothek das Genehmigungsverfahren aktivieren, und schon kann für jedes Dokument mit einem Klick der Genehmigungsprozess gestartet werden. Selbstverständlich landen alle Anforderungen und genehmigten Dokumente auch beim Start aus SharePoint heraus in der zentralen Verwaltung/Übersicht in der Genehmigungs-App in Teams. (Das Lösungsvideo Nr. 953 wurde am19.6.2026 veröffentlicht.)

(C) 2020 – 2026 Das Lösungs-Video by Markus Hahner & Kai Schneider

Wir nutzen die Versammlungs-Funktion (englisch „Town Hall“, ehemals Liveereignis) von Microsoft Teams zum Aufzeichnen der Lösungs-Videos, finalisiert wird mit Camtasia von TechSmith.

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Metadaten-Spalten sind in Listen und Bibliotheken in SharePoint unentbehrlich. Denn diese kommen nicht nur beim Filtern und Suchen von Daten zum Einsatz, auch Copilot greift auf die Metadaten zurück. Um das Ausfüllen der Metadaten und sich ständig wiederholende Eingaben – beispielsweise die Eingabe eines Ansprechpartners – zu vereinfachen, lassen sich sogenannte „Schnellschritte“, besser bekannt als „QuickSteps“, hinterlegen. Dann genügt – wie Markus Hahner und Kai Schneider zeigen – künftig ein Mausklick, und die gewünschten Daten werden in die Metadaten-Spalte eingetragen. Dies spart eine Menge Zeit und sorgt je nach Inhalt so nebenbei auch für konsistente Einträge.

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Auf den Einsatz der jahrelang vertrauten klassischen Ordner sollte in SharePoint verzichtet werden, da SharePoint insbesondere nicht mit verschachtelten Ordnerstrukturen zurechtkommt. Das bedeutet jedoch nicht, auf Ablagestrukturen gänzlich verzichten zu müssen, wie Markus Hahner und Kai Schneider zeigen.

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Um Dateien in einer SharePoint-Dokumentenbibliothek effektiv zu suchen oder zu filtern, sollten jeder Datei Metadaten, beispielsweise eine kurze Inhaltsbeschreibung, zugewiesen werden. Damit dies in der Alltagshektik nicht vergessen wird, lässt sich das Hinzufügen – wie von Markus Hahner und Kai Schneider gezeigt – komfortabel über eine Form steuern, in der die Daten erfasst werden.

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In einer SharePoint-Bibliothek sollen alle Dateien in einem dort angelegten Ordner automatisch spezielle Metadaten erhalten? Ohne dass diese jedes Mal mühsam manuell eingetragen werden müssen? Markus Hahner und Kai Schneider kennen den Trick, wie sich so etwas recht einfach umsetzen lässt.

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