Wie lässt sich ein für alle Mal sicherstellen, dass in einer SharePoint-Dokumentenbibliothek oder in der Dateiablage in Teams keine Ordner mehr angelegt werden können? Markus Hahner und Kai Schneider wissen, welche zwei Einstellungen zur Auswahl stehen.

(C) 2020 – 2026 Das Lösungs-Video by Markus Hahner & Kai Schneider

Wir nutzen die Versammlungs-Funktion (englisch „Town Hall“, ehemals Liveereignis) von Microsoft Teams zum Aufzeichnen der Lösungs-Videos, finalisiert wird mit Camtasia von TechSmith.

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Wo finde ich Screenshots, die ich in Word erstellt habe? Welche Screenshots stammen vom letzten Monat? Und von welchen Internetseiten liegen Screenshots vor? Wie sich der gewünschte Screenshot in Snagit im Handumdrehen finden lässt – selbst, wenn er schon Jahre alt ist –, zeigen Markus Hahner und Axel Becker.

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Alle erzeugten Bildschirmfotos werden im Snagit-Editor in einer Bibliothek archiviert, für den schnellen Zugriff auf die zuletzt erzeugten Fotos dient die Ablage am unteren Rand. Wie sich dort schnell ein Bild finden und sich die Ablage bei Bedarf erweitern lässt, zeigen Markus Hahner und Axel Becker.

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In einer SharePoint-Bibliothek sollen alle Dateien in einem dort angelegten Ordner automatisch spezielle Metadaten erhalten? Ohne dass diese jedes Mal mühsam manuell eingetragen werden müssen? Markus Hahner und Kai Schneider kennen den Trick, wie sich so etwas recht einfach umsetzen lässt.

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In einer Dokumentbibliothek sollen die Daten einer Spalte – beispielsweise der „Ansprechpartner“ –für alle hinterlegten Dokumente eingetragen werden. Ist dann wirklich jedes Dokument einzeln über die Details anzupassen? Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, wie es dank der Rasteransicht so einfach wie in Excel geht.

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Um in SharePoint-Bibliotheken und Listen den Bereich Informationen/Details zu öffnen, genügt es den Buchstaben I (I für Informationen) zu drücken. Und schon erscheinen auf der rechten Seite die gewünschten Daten. Übrigens: Beim erneuten Drücken wird der Bereich wieder geschlossen. [Kai Schneider]

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Was ist zu tun, damit in einem Video die Hintergrundmusik nicht den gesprochenen Text stört? Kai Schneider und Axel Becker zeigen, wie eine zusätzliche Musikspur in Camtasia eingefügt und anschließend die Musiklautstärke mit wenigen Mausklicks flexibel angepasst wird.

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Befinden sich in einer SharePoint-Bibliothek oder -Liste vertrauliche Daten, dürfen diese nicht bei der SharePoint-Suche angezeigt werden. Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, welche Einstellungen notwendig sind, damit die Daten künftig nicht mehr in den Suchergebnissen auftauchen und wer die Rechte besitzt, diese Änderung durchzuführen.

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Beliebige Bilder mit kleinen Symbolen zu ergänzen ist in Snagit ganz einfach. Denn dort lassen sich über die Funktion „Stempel“ die unterschiedlichsten Symbole ergänzen. Wie dies in Verbindung mit der TechSmith-Assets-Bibliothek funktioniert, zeigen Markus Hahner und Axel Becker.

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Wie wäre es beim Intro mit einem Farbverlauf im Hintergrund anstelle einer langweiligen einfarbigen Fläche? Schade, dass dies nicht möglich ist. Stopp! Mit Camatasia 2022 stehen eine Vielzahl an Farbverläufen in der Bibliothek bereit, die sich – wie von Markus Hahner und Axel Becker gezeigt – im Handumdrehen nutzen lassen.

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