Mit Unterstützung der Genehmigungsfunktion in Teams lassen sich sehr leicht Workflows für das Vier-/Mehr-Augen-Prinzip abbilden. So können beispielsweise Verträge aber auch Urlaubsanträge oder wichtige Kundendokumente ganz leicht genehmigt werden. Mit der von Markus Hahner und Kai Schneider gezeigten Vorgehensweise gelingt das auch direkt aus Word heraus – der anfängliche Umweg über Teams ist nicht mehr notwendig. Einfach das gewünschte Dokument beispielsweise auf OneDrive öffnen und die Genehmigungsanforderung starten. Selbstverständlich landen alle Anforderungen und genehmigten Dokumente auch beim Start aus Word heraus in der zentralen Verwaltung/Übersicht in der Genehmigungs-App in Teams. (Das Lösungsvideo Nr. 947 wurde am 5.6.2026 veröffentlicht.)

(C) 2020 – 2026 Das Lösungs-Video by Markus Hahner & Kai Schneider

Wir nutzen die Versammlungs-Funktion (englisch „Town Hall“, ehemals Liveereignis) von Microsoft Teams zum Aufzeichnen der Lösungs-Videos, finalisiert wird mit Camtasia von TechSmith.

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Einen nicht mehr benötigten Plan aus dem Planner löschen? Klar, dass das geht, aber wie? Markus Hahner und Kai Schneider zeigen den Löschvorgang Schritt für Schritt sowohl auf dem Handy als auch auf dem PC in der Planner-App im Browser.

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PDF-Dateien innerhalb von Teams bearbeiten? Geht, wenn eine Adobe Acrobat-Lizenz vorhanden ist. Dann können mit wenigen Mausklicks die PDF-Dateien nicht nur auf dem lokalen PC, sondern überall – selbst in der Browserversion von Teams – bearbeitet werden. Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, welche Schritte notwendig sind.

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Wann war die letzte Teams-Besprechung mit der Projektgruppe nochmals? Was steht morgen oder im Laufe der Woche alles an? Gibt es eine Agenda zum Meeting? Alle diese Fragen beantwortet die App „Besprechen“ direkt in Teams, wie Markus Hahner und Kai Schneider eindrucksvoll zeigen.

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Natürlich lässt sich in einem Team auf einer Registerkarte auch Outlook Web Access integrieren. Aber besser ist es, eine „eigene“ App zu erstellen, die dann in der Navigation auf der linken Seite immer zur Verfügung steht. Wie‘s mit Teams-Board-Mitteln geht, zeigen Markus Hahner und Kai Schneider im Schnelldurchgang.

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Ein Klick auf eine Office-Datei in OneDrive und schon öffnet sie sich … in der Online-Version des jeweiligen Programms. Um sie mit der Desktop-App zu öffnen, sind zusätzliche Mausklicks notwendig. Wen das stört, der passt sich – wie Markus Hahner und Kai Schneider zeigen –OneDrive an und landet künftig beim Anklicken sofort in der Desktop-App.

?? Danke an das (mein) TEAM für 400 DLV-Videos ??

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In der Aufgabenliste von Microsoft To Do blitzschnell filtern, sodass nur noch die Aufgaben einer bestimmten Kategorie angezeigt werden? Was standardmäßig gar nicht vorgesehen ist, lässt sich dennoch mit dem von Markus Hahner und Kai Schneider gezeigten Trick mit minimalem Aufwand verwirklichen.

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Bereits in der Vergangenheit ließ sich für jede in Teams hinterlegte Datei festlegen, ob sie mit der lokalen App statt in Teams oder im Browser geöffnet wurde. Jetzt ist das Ganze noch einfacher geworden: Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, wie sich das Verhalten für ganze Teams bestimmen lässt.

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Wann sind Besprechungen erfolgreich? Dann, wenn sie gut geplant sind! Wie das Ganze in Teams funktioniert, wissen Maria Hoeren und Kai Schneider: Gleichgültig, ob Dateien gemeinsam benötigt werden, Umfragen via Forms erfolgen sollen oder der Einsatz des Whiteboards oder Besprechungsnotizen geplant sind – all das lässt sich im Vorfeld in Ruhe vorbereiten.

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