So umfangreich Excel, PowerPoint oder Word auch sind, irgendeine Funktion fehlt immer. Zum Glück lassen sich die Office-Programme mithilfe von Add-Ins beinahe beliebig erweitern, um so dringend benötigte Funktionalitäten nachzuinstallieren. Während die klassischen VBA- und COM-Add-Ins immer auf dem lokalen Client im Benutzerprofil via Kopiervorgang bzw. Setup-Programm zu installieren sind, ist dies bei den erstmals mit Office 2013 eingeführten (Web) Add-Ins nicht mehr der Fall. Denn diese werden direkt vom Microsoft Marketplace heruntergeladen und sind dann aktiv – ähnlich wie Browser-Add-Ins. Wie sich das Ganze verhält, wenn eine Office-Datei ein solches Add-In nutzt und die Datei auf einem anderen Client bzw. von einem anderen Benutzer geöffnet wird, zeigen Kai Schneider und Markus Hahner. (Das Lösungsvideo Nr. 949 wurde am 10.6.2026 veröffentlicht.)

(C) 2020 – 2026 Das Lösungs-Video by Markus Hahner & Kai Schneider

Wir nutzen die Versammlungs-Funktion (englisch „Town Hall“, ehemals Liveereignis) von Microsoft Teams zum Aufzeichnen der Lösungs-Videos, finalisiert wird mit Camtasia von TechSmith.

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Mit Unterstützung der Genehmigungsfunktion in Teams lassen sich sehr leicht Workflows für das Vier-/Mehr-Augen-Prinzip abbilden. So können beispielsweise Verträge aber auch Urlaubsanträge oder wichtige Kundendokumente ganz leicht genehmigt werden. Mit der von Markus Hahner und Kai Schneider gezeigten Vorgehensweise gelingt das auch direkt aus Word heraus – der anfängliche Umweg über Teams ist nicht mehr notwendig. Einfach das gewünschte Dokument beispielsweise auf OneDrive öffnen und die Genehmigungsanforderung starten. Selbstverständlich landen alle Anforderungen und genehmigten Dokumente auch beim Start aus Word heraus in der zentralen Verwaltung/Übersicht in der Genehmigungs-App in Teams. (Das Lösungsvideo Nr. 947 wurde am 5.6.2026 veröffentlicht.)

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Die eigene Hausschrift ist zwar in das Word-Dokument bzw. die Word-Dokumentvorlage eingebunden, sie unterstützt jedoch die Darstellung auf Fremd-PCs ohne dort installierte Hausschrift nicht? Damit in diesem Fall Word nicht auf dumme Gedanken kommt und in der Desktop- oder Online-Version irgendeine Ersatzschriftart wählt, die den Text dann beispielsweise mit einer Symbolschriftart unleserlich dargestellt, erlaubt Word das Festlegen einer Ersatzschriftart. Kai Schneider und Markus Hahner zeigen, wo sich die Einstellung befindet und was beim Festlegen der Ersatzschriftart zu beachten ist.

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Für die Word-Dokumente soll eine (unternehmenseigene) Hausschrift zum Einsatz kommen? Kein Problem, schließlich lassen sich in den Dokumenten beliebige Schriftarten zur Formatierung nutzen. Problematisch wird es erst dann, wenn die Dokumente an Dritte weitergegeben werden, die nicht über die Hausschrift verfügen. Wie erscheint dort das Dokument, sind die Formatierungen dann etwa alle durcheinander? Ein möglicher Ansatz zur Umgehung dieser Probleme ist das Einbetten der Schriftart direkt in das Word-Dokument bzw. die zugrundeliegende Word-Dokumentvorlage. Doch ob dies von Erfolg gekrönt ist, hängt von den Lizenzbestimmungen der Schriftart ab. Kai Schneider und Markus Hahner erläutern, wie sich Schriftarten einbetten lassen und welche Einstellungen zuvor zu prüfen sind.

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Formatvorlagen stellen in Word sicher, dass Dokumente einheitlich formatiert sind. Denn in einer Formatvorlage lassen sich beliebige Formatierungen zusammenpacken. Wird dann dem Text oder der Tabelle die vorbereitete oder bereits standardmäßig in Word vorhandene Formatvorlage zugewiesen, ist sofort alles richtig gestaltet. Fast, denn Microsoft baut leider immer wieder Fehler ein, die es zu umschiffen gilt. So auch bei Tabellenformatvorlagen mit hinterlegter Fettschrift in der Überschrift und der ersten Spalte. Da die erste Zelle (= „A1“) somit zweimal gefettet wird, erscheint der Text dann dort nicht mehr fett. Diese Fehler tritt seit dem letzten Quartal 2025 in Word 365 sowie den Kaufversionen von Word auf (die LTSC-Lizenzversionen sind aktuell nicht betroffen). Zum Glück kennen Kai Schneider und Markus Hahner zwei Lösungsansätze, mit denen sich die falsche Formatierung beheben lässt.

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Das dynamische Anlagenverzeichnis ist – wie im Lösungsvideo Nr. 929 gezeigt – erstellt und lässt sich mit der Taste F9 oder über den Kontextmenü-Befehl „Felder aktualisieren“ auf den neusten Stand bringen. Schade ist, dass im Anlagenverzeichnis alle Einträge immer mit dem gleichen Text „Anlage“ beginnen. Hier wäre es doch hilfreich, wenn gleich noch die Absatznummer mit angezeigt und somit ein direkter Bezug zum entsprechenden Textabschnitt bestehen würde. Auch das lässt sich in Word mit wenigen Klicks erledigen, wie Maria Hoeren und Markus Hahner im Lösungsvideo zeigen. Selbstverständlich ist auch der Verweis auf die Absatznummer dynamisch, bei Textänderungen wird das Anlagenverzeichnis nach dem Aktualisieren somit immer alle aktuellen Werte anzeigen.

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In einem Dokument –beispielsweise einem Exposé oder einem Vertrag– wird an den entsprechenden Textstellen auf externe Anlagen verwiesen. Alle diese Anlagenverweise müssen mit dem entsprechenden Verweistext und der Seitenzahl wiederum in einem Anlagenverzeichnis aufgeführt sein. Und das bitte automatisch, sodass sich das Anlagenverzeichnis bei Änderungen am Inhalt des Dokumentes oder beim Hinzufügen/Entfernen von Anlagenverweisen– wie bei einem Inhaltsverzeichnis – auf Tastendruck selbst aktualisiert. Unmöglich? Keineswegs, wie Maria Hoeren und Markus Hahner zeigen. Denn es benötigt nur zwei Feldfunktionen, um das Ganze umzusetzen.

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Das Dokument mit einem Bericht oder einer wissenschaftlichen Arbeit soll bearbeitet werden. Aber warum verhalten sich die Seitenränder darin so sonderbar? Mal ist der linke Rand breiter, mal der rechte. Und nach einem Abschnittswechsel ist das wieder anders. Einfach den Seitenrand zu verschieben, lässt das Dokument auch nicht zu. Stopp, jetzt nur keine Änderungen vornehmen – das Verhalten ist absolut korrekt. Denn diese Randeinstellung kommt immer dann zum Einsatz, wenn das Dokument doppelseitig gedruckt wird. Wie das alles zusammenhängt und an welcher Stelle die zugehörigen Einstellungen in Word zu finden sind, zeigen Kai Schneider und Markus Hahner.

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Gleichgültig, ob eingeschobene Haupt- und Nebensätze, Themenwechsel oder andere Wechsel im Satzbau: Die Trennung vom restlichen Text erfolgt häufig mit einem Gedankenstrich. Der Gedankenstrich (wird auch als Halbgeviertstrich bezeichnet) ist etwas länger als das normale Minuszeichen, das als Trennstrich oder bei Berechnungen zum Einsatz kommt. Leider gibt es auf der Tastatur keine eigene Gedankenstrich-Taste, sodass das Minuszeichen herhalten muss. Während PowerPoint und Word falsche Minuszeichen oft erkennen und in einen Gedankenstrich umwandeln, funktioniert dies in Excel nicht. Die Alternative? Einfach die von Kai Schneider und Markus Hahner gezeigte Tastenkombination nutzen – die funktioniert in unzähligen Programmen! Der Gedankenstrich trennt Satzteile und ist länger als das Minuszeichen. Auf der Tastatur gibt es keine eigene Taste, aber mit der von Kai Schneider und Markus Hahner gezeigten Tastenkombination klappt es in vielen Programmen!

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Wird in einem Word-Dokument eine URL, sprich Internetadresse, eingegeben, wird dies von Word erkannt und die Adresse automatisch in einen anklickbaren Hyperlink umgewandelt. Wenngleich dies in aller Regel ganz nützlich ist, gibt es Situationen – wie beispielsweise die Dokumentation von Internetseiten mit Schadprogrammen –, bei denen der Link definitiv nicht anklickbar sein soll. Doch spätestens, wenn dann aus dem Dokument eine PDF-Datei erzeugt wird, ist der Link aktiv. Kai Schneider und Markus Hahner wissen, was der Grund für dieses unerwünschte Verhalten ist und wie es sich „korrigieren“ lässt.

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