Aktuelle Änderungen verwerfen und zurück zu einer älteren Version? Wenn die Datei in Teams, OneDrive oder SharePoint liegt, ist das im Nu möglich, wie Maria Hoeren, Markus Hahner und Kai Schneider zeigen. Denn dann stehen alle Vorgängerversionen auf Abruf bereit: direkt im entsprechenden Programm oder im Datei Explorer.

Tipp: Im Video ist ein Lösungsbuchstabe für den Adventskalender 2021 versteckt. Einfach die Lösungsbuchstaben der Videos #231 bis #254 in die richtige Reihenfolge bringen, auf https://www.loesungs-video.de eintragen und mit etwas Glück einen der zehn Preise gewinnen. Einsendeschluss ist der 10.01.2022. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen.

(C) 2020 – 2024 Das Lösungs-Video by Markus Hahner & Kai Schneider

Wir nutzen die Versammlungs-Funktion (englisch „Town Hall“, ehemals Liveereignis) von Microsoft Teams zum Aufzeichnen der Lösungs-Videos, finalisiert wird mit Camtasia von TechSmith.

P.S. Wer uns einen Kaffee oder Kakao spendieren möchte – da das/die Video(s) gefallen -, wir alle können es gebrauchen (machen die Nachtschichten irgendwie angenehmer). Wir sagen schon mal DANKE!

https://www.buymeacoffee.com/loesungsvideo

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Microsoft 365-Gruppen – Grundlage für Teams oder SharePoint – manuell zu prüfen und nicht mehr benötigte Gruppen bei Bedarf zu löschen, ist zeitaufwändig. Einfacher ist es, jeder Gruppe ein Ablaufdatum zuzuweisen. Dann werden die Gruppen-Besitzer automatisch angefragt, ob die Gruppe noch benötigt wird. Wie es geht, wissen Kai Schneider und Markus Hahner.

Tipp: Im Video ist ein Lösungsbuchstabe für den Adventskalender 2021 versteckt. Einfach die Lösungsbuchstaben der Videos #231 bis #254 in die richtige Reihenfolge bringen, auf https://www.loesungs-video.de eintragen und mit etwas Glück einen der zehn Preise gewinnen. Einsendeschluss ist der 10.01.2022. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen.

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Eine PowerPoint-Datei in ein fix und fertiges Video umwandeln, das sich jeder anschauen kann – ohne dass er dazu PowerPoint benötigt? Und dann auch noch gleich unternehmensweit via Microsoft Stream allen zur Verfügung stellen? Klingt aufwändig, ist aber ganz einfach, wie Ute Simon und Markus Hahner eindrucksvoll zeigen.

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Dateien für Dritte freigeben – in Teams, OneDrive und SharePoint ist das schnell und unkompliziert erledigt. Und dann? Wie lange bleibt der Zugriff bestehen? Wie lässt sich vermeiden, dass der Zugriff weitergegeben wird? Kai Schneider und Markus Hahner zeigen, welche Anpassungen durch den Admin unbedingt erfolgen sollten.

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Arbeiten mehrere Personen an einem Dokument, kann es schnell unübersichtlich werden. Damit wichtige Kommentare mit Hinweisen nicht verloren gehen, lassen sich diese mit der Erwähnungsfunktion ganz einfach kennzeichnen, wie Maria Hoeren, Kai Schneider und Markus Hahner vorführen.

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Damit niemand den Inhalt versendeter E-Mails mitlesen kann, lassen diese sich mit wenig Aufwand für (bestimmte) Empfänger/Domänen verschlüsseln. Kai Schneider und Markus Hahner erläutern, welche Einstellungen hierzu im Exchange-Admincenter vorzunehmen sind und wie das Ganze dann künftig in der Praxis aussieht.

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Unterwegs im Auto oder im Unternehmen auf dem Handy mit der Teams-Besprechung begonnen? Zurück am Arbeitsplatz soll die Besprechung nun am eigenen PC fortgeführt werden? Dominik Petri, Kai Schneider und Markus Hahner zeigen, wie sich das Teams-Meeting mit wenigen Mausklicks auch mitten im Gespräch von einem Gerät auf ein anderes übernehmen lässt.

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Ob Bankkonto oder Online-Shop-Konto: Fast alle Zugänge erfordern mittlerweile nicht nur Anmeldenamen und Passwort, sondern eine zusätzliche Verifizierung in Form einer SMS etc. Diese zusätzliche Sicherheit lässt sich auch in Microsoft 365 einrichten und nutzen, wie Kai Schneider und Markus Hahner zeigen.

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Extra eine E-Mail schreiben oder sogar anrufen, um beim gemeinsamen Bearbeiten einer Datei in Excel, PowerPoint oder Word die anderen zu informieren? Das ist dank des integrierten, einfach zu nutzenden Gruppenchats nicht mehr notwendig, wie Maria Hoeren, Kai Schneider und Markus Hahner wissen.

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Ein SharePoint-Server ist nun mal kein Fileserver. Verschachtelte Ordnerstrukturen sind für den SharePoint-Server suboptimal, da so die SharePoint-Suche nicht voll ausgenutzt werden kann und das Ganze langsam wird. Auf Ordnerstrukturen verzichten? Ist dank Dokumentenmappen nicht notwendig, wie Dominik Petri und Kai Schneider zeigen.

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