Wird eine Excel-Datei von mehreren Personen bearbeitet, ist es oft notwendig zu wissen, wer wann welche Änderungen durchgeführt hat. Wenn die Excel-Datei auf SharePoint, Teams oder OneDrive abgelegt ist, lassen sich die Änderungen jederzeit komfortabel nachverfolgen. Wie’s geht, zeigen Markus Hahner und Dominik Petri.

(C) 2020 – 2024 Das Lösungs-Video by Markus Hahner & Kai Schneider

Wir nutzen die Versammlungs-Funktion (englisch „Town Hall“, ehemals Liveereignis) von Microsoft Teams zum Aufzeichnen der Lösungs-Videos, finalisiert wird mit Camtasia von TechSmith.

P.S. Wer uns einen Kaffee oder Kakao spendieren möchte – da das/die Video(s) gefallen -, wir alle können es gebrauchen (machen die Nachtschichten irgendwie angenehmer). Wir sagen schon mal DANKE!

https://www.buymeacoffee.com/loesungsvideo

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Damit im Dokument keine Formatierungsfehler passieren, wird die Formatierung ausschließlich über Formatvorlagen umgesetzt.  Susanne Lubina und Markus Hahner kennen den Trick, wie sich dann auch sicherstellen lässt, dass keine manuellen Formatierungen mehr erfolgen können und nur die definierten Formatvorlagen genutzt werden.

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Das Dokument ist perfekt via Office-Design formatiert. Lässt sich verhindern, dass der Empfänger des Dokuments mal eben kreativ wird und das Design wechselt, worauf das Dokument durch andere Schriftarten und Farben verunstaltet würde? Dominik Petri und Markus Hahner wissen, wie’s mit wenigen Mausklicks geht.

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Das Word-Dokument ist fertig, jetzt fehlt nur noch die Abnahme. Dabei muss sichergestellt sein, dass keine Änderungen am Dokument selbst vorgenommen werden, dass das Dokument nicht gedruckt wird, dass keine Kopien erstellt werden – es sind ausnahmslos nur Kommentare erlaubt. Unmöglich? Nicht mit der von Markus Hahner und Kai Schneider vorgestellten Technik!

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Arbeiten mehrere Personen an einem Dokument, kann es schnell unübersichtlich werden. Damit wichtige Kommentare mit Hinweisen nicht verloren gehen, lassen sich diese mit der Erwähnungsfunktion ganz einfach kennzeichnen, wie Maria Hoeren, Kai Schneider und Markus Hahner vorführen.

Tipp: Im Video ist ein Lösungsbuchstabe für den Adventskalender 2021 versteckt. Einfach die Lösungsbuchstaben der Videos #231 bis #254 in die richtige Reihenfolge bringen, auf https://www.loesungs-video.de eintragen und mit etwas Glück einen der zehn Preise gewinnen. Einsendeschluss ist der 10.01.2022. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen.

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Genehmigungen digital unterzeichnen? Mit der Teams-eigenen Funktion ist das kein Problem. Denn im Zusammenspiel mit Adobe Sign lassen sich angefangen vom Urlaubsantrag bis hin zu Verträgen die unterschiedlichsten Workflows umsetzen. Kai Schneider und Markus Hahner zeigen im Lösungsvideo, welche Schritte notwendig sind.

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Wie lässt sich schneller herausfinden, welche Änderungen an einem Dokument durch Dritte durchgeführt wurden? Wie sich das Original ganz ohne manuellen Aufwand mit der veränderten Version vergleichen lässt, zeigen Susanne Lubina und Markus Hahner.

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