In einer Dokumentbibliothek sollen die Daten einer Spalte – beispielsweise der „Ansprechpartner“ –für alle hinterlegten Dokumente eingetragen werden. Ist dann wirklich jedes Dokument einzeln über die Details anzupassen? Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, wie es dank der Rasteransicht so einfach wie in Excel geht.

(C) 2020 – 2025 Das Lösungs-Video by Markus Hahner & Kai Schneider

Wir nutzen die Versammlungs-Funktion (englisch „Town Hall“, ehemals Liveereignis) von Microsoft Teams zum Aufzeichnen der Lösungs-Videos, finalisiert wird mit Camtasia von TechSmith.

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Via Power Query Daten aus einer auf einem SharePoint abgelegten Excel-Datei zu importieren, ist im Lösungsvideo 72 beschrieben. Befindet sich auf dem SharePoint oder dem OneDrive jedoch eine Datei in einem anderen Format wie CSV, TXT, oder PDF? Dann sind andere Schritte auszuführen, wie Markus Hahner und Dominik Petri Schritt für Schritt zeigen.

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In einer Liste ein bestimmtes Leerzeichen in jeder Zeile durch einen Tabstopp ersetzen? Das ist mit der Suchen- und Ersetzen-Funktion prinzipiell möglich. Doch damit nicht alle Leerzeichen pauschal ersetzt werden, setzen Kai Schneider und Markus Hahner in diesem Fall die Platzhalter-Suche, sprich den Mustervergleich, ein.

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Um in SharePoint-Bibliotheken und Listen den Bereich Informationen/Details zu öffnen, genügt es den Buchstaben I (I für Informationen) zu drücken. Und schon erscheinen auf der rechten Seite die gewünschten Daten. Übrigens: Beim erneuten Drücken wird der Bereich wieder geschlossen. [Kai Schneider]

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In den Office-Apps wie Excel, PowerPoint oder Word lassen sich via Office-Designs die Farben und Schriftarten einheitlich zuweisen. Auch SharePoint-Seiten kann das unternehmenseigene Corporate Design in puncto Farben und Schriftarten zugewiesen werden, wie Markus Hahner und Kai Schneider Schritt für Schritt zeigen.

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Mit dem OneDrive-Client lassen sich Inhalte aus OneDrive oder SharePoint auf dem lokalen PC synchronisieren. Die gewählten Dateien stehen dann auch ohne Internetverbindung jederzeit zur Verfügung. Um Platz zu sparen, kann dieser Speicher auch wieder freigegeben werden, wie Dominik Petri und Markus Hahner zeigen.

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In SharePoint-Listen werden Zahlen standardmäßig mit dem Tausendertrennzeichen – beispielsweise einem Punkt (DE, AT) oder einem Hochkomma (CH) – gegliedert. Bei Jahreszahlen oder Postleitzahlen führt dies aber zu sehr sonderbaren Darstellungen. Markus Hahner und Dominik Petri wissen, wie sich das Trennzeichen für die aktuelle Spalte ausschalten lässt.

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In einer Dokumenten-Bibliothek in SharePoint soll die vorhandene Ordnerstruktur erhalten bleiben und zusätzlich nur Dateien eines entsprechenden Dateiformats angezeigt werden – beispielsweise *.docx-Dateien. Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, wie sich das Ganze mit einer individuellen Ansicht lösen lässt.

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Wird auf einer SharePoint-Seite ein grafisches Element (Bild, Icon etc.) eingefügt, führt ein Klick auf das Element zur Ganzseitendarstellung des Elements. Was bei Bildern hilfreich sein kann, stört bei anderen grafischen Elementen doch sehr. Wie die Ganzseitendarstellung unterbunden werden kann, wissen Markus Hahner und Kai Schneider.

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Neue Einträge in SharePoint-Listen oder -Dokumentbibliotheken können je nach Inhalt weitreichende Auswirkungen haben. Um bei solchen Listen/Bibliotheken ein waches Auge auf die Änderungen zu haben, lassen sich diese ganz einfach „überwachen“. Kai Schneider und Dominik Petri zeigen, wie es mit wenigen Mausklicks geht.

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