Das Lösungs-Video #192: Gruppenformulare aus Forms mit Power Automate auswerten

Die Ergebnisse der Microsoft Forms-Gruppenformular-Abfrage sollen mit einem Flow beispielsweise in einer SharePoint-Liste zur Auswertung gesammelt werden. Doch Flow zeigt hartnäckig nur eigene Formulare zur Auswahl an. Wie es trotzdem klappt, wissen Dominik Petri und Markus Hahner.

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(C) 2020-2021 Das Lösungs-Video by Markus Hahner & Kai Schneider

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Zwei Wege – ein Ziel: Excel-Listen in SharePoint-Listen konvertieren

Excel wird oft dazu benutzt um Daten zu sammeln, also eigentlich als Datenbank eingesetzt. Bl√∂d nur, das man hierf√ľr in Excel keine Pflichtfelder definieren kann, keine Eingabemaske hat, keine Versionskontrolle.

Manchmal ist es auch ein Problem, wenn die Excel-Datei auf dem Datei-Serverliegt, dass man die Datei nicht bearbeiten kann, da ein anderer User diese gerade in Bearbeitung hat.

Nicht wirklich komfortabel. Na gut, man kann die Excel-Liste auf OneDrive oder SharePoint ablegen, so dass man wenigsten gemeinsam an der Liste arbeiten kann, sofern man die richtige Excel-Version im Einsatz hat.

SharePoint Рein gutes Stichwort. Warum nicht aus einer Excel-Liste schnell eine SharePoint-Liste erstellen, mit den Vorteilen von Pflichtfeldern, einer anpassbaren Eingabemaske, einer Versionskontrolle (wer hat was in der Liste, in dem Datensatz geändert) und dem gleichzeitigen Bearbeiten der Liste.

Wie kann man eine Excel-Liste in eine SharePoint-Liste konvertieren? Ganz einfach.

Voraussetzung f√ľr beide Varianten: Die Excel-Liste muss als Tabelle formatiert sein.

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Office 365 | Die PowerApp „Help Desk“ installieren, konfigurieren und nutzen (Teil 3/3)

Nachdem in Teil 1 die SharePoint-Liste erstellt (Datenbasis) und in Teil 2 die PowerApps App Help Desk erstellt und angepasst wurde , wird in Teil 3 nun Microsoft Flow¬†so konfiguriert, dass der/die Administrator(en) der Help Desk-App eine Benachrichtigung erhalten, wenn ein Ticket erstellt wurde. Diese k√∂nnen dann die neuen Tickets delegieren, erledigen, zur√ľckstellen, usw.

Auch wird der Informationsfluss an den/die Ersteller der Help Desk-Tickets festlegt, so dass dieser jederzeit automatisch √ľber den Stand seines Tickets informiert ist.

In der Beispiel App, die Sie sich in Teil 2 heruntergeladen haben, ist der Flow f√ľr Sie schon vorbereitet und muss nur noch angepasst werden.

√Ąndern des Flows

1. Klicken Sie links im Men√ľ auf Gesch√§ftslogik und danach auf Flows.

2. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, melden Sie sich mit denselben Anmeldeinformationen an, die Sie bei der Registrierung verwendet haben bzw. mit Ihrem Office 365 Anmeldedaten.

3. W√§hlen Sie im oberen Men√ľ Meine Flows aus.

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Office 365 | Die PowerApp „Help Desk“ installieren, konfigurieren und nutzen (Teil 2/3)

Nachdem im ersten Teil die Grundlagen bzw. der Speicherort f√ľr das Help Desk System angelegt wurde, kann es mit dem Erstellen der PowerApp in PowerApps weitergehen.

Falls Sie die SharePoint-Liste (noch) nicht erstellt haben bzw. nicht wollen, können Sie hier die Vorlage herunterladen.  Wie Sie die Vorlage in Ihre Umgebung integrieren können Sie in den beiden Artikel Listen exportieren und Listen importieren nachlesen.

Herunterladen der PowerApps-App Help Desk

Laden Sie das PowerApps-Paket herunter, und speichern Sie es auf Ihrem Computer.

Erstellen von Verbindungen

1. Navigieren Sie in einem Webbrowser zu web.powerapps.com.

2. Melden Sie sich mit denselben Anmeldeinformationen an, die Sie bei der Registrierung verwendet haben bzw. ihrem Office 365 Konto-Daten.

3. W√§hlen Sie im Men√ľ auf der linken Seite Daten und dann Verbindungen aus.

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