Heute erreichte mich eine Anfrage aus der Schweiz: Seit dem Umstieg von Outlook 2010 auf Office 365 kann man in Outlook Aufgaben oder Termine nicht mehr mit Kontakten (Personen) verknüpfen – eine Art Mini-CRM. Gibt es eine Lösung für das Problem?

Ich bin fast am Verzweifeln, habe auf Office 365 gewechselt und
a) sind alle meine Verknüpfungen weg
b) diese hilfreiche Funktion gibt es nicht mehr.

Natürlich gibt es (noch) eine Lösung.

Schritt-für Schritt zum Erfolg.

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In einem TEAM-Meeting in Teams wollte ein Kunde ein Video mit den Teilnehmern teilen. Das Teilen war überhaupt kein Problem. Aber das Video hatte bei den Teilnehmern leider keinen Ton. Blöd. Wie sagte der Kunde so schön: Microsoft kann das halt nicht, Zoom ist viel besser.

Konnte meinen Kunden nun eines besseren belehren. Wenn man in Teams „richtig“ teilt, wird auch der Ton, das Systemaudio übertragen.

So geht TEILEN in Teams richtig

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Mithilfe von Tags in Microsoft Teams können Benutzer mit einer Teilmenge von Personen in einem Team kommunizieren. Tags können einem oder mehreren Teammitgliedern hinzugefügt werden, um problemlos eine Verbindung mit der richtigen Teilmenge der Personen herzustellen. 

Team Besitzer und-Mitglieder (wenn das Feature für Sie aktiviert ist) können einer Person eine oder mehrere Tags hinzufügen. 

Die Tags können dann in @Mentions von jeder Person im Team in einem Kanalbeitrag verwendet werden oder eine Unterhaltung mit nur den Personen beginnen, denen dieses Tag zugewiesen ist.

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Microsoft TEAMS hat einen weiteren Schritt der E-Mail-Integration erhalten. Ab sofort können Sie Unterhaltungen aus dem Chat oder aus Beiträgen mit Outlook teilen, sprich via Outlook an andere Empfänger teilen und das ohne TEAMS verlassen zu müssen.

Hinweis: Sie müssen Outlook Web App (OWA) aktiviert haben. Wenn OWA in Ihrem Tenant ausgeschaltet ist, wird die Option Mit Outlook teilen in Teams nicht angezeigt.

Um einen Chat oder einen Beitrag mit Outlook zu teilen, klicken Sie in der entsprechenden Unterhaltung/Chat auf die drei Punkte oben rechts und wählen aus dem Kontextmenü Mit Outlook teilen aus.

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Ein Formular erstellen mit Microsoft Forms aus Office 365 ist super einfach. Einach die passenden Fragen stellen, ein bisschen Farbe benutzen und schon hat man tolle Formulare für mobile Geräte und PC. HTML 5 sei Dank. Schnell noch geteilt per QR-Code, E-Mail oder Link und schon kann man Feedback z. B. zu einer Schulung einsammeln.

Das Ergebnis wird immer in einer Excel-Datei gespeichert. Stellt man dieses Forms-Formular einer Gruppe zur Verfügung (es ist immer eine Office 365-Gruppe gemeint), können alle Mitglieder dieser Gruppe auf das Formular und deren Antworten zugreifen. Sehr praktisch.

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Die Desktop-App von Outlook bekommt zwar immer wieder kleine Neuerungen verpasst, aber die spannenden Änderungen die in der Outlook Web App schon enthalten sind, kommen (noch) nicht, z.B. To-Do anstatt der etwas angestaubten Outlook Aufgaben Modul, Integration von FindTime, den Versand einer E-Mail abbrechen, usw.

Mit dem neuen Edge-Browser und auch mit Google-Chrome (bei mir noch nicht) kommt eine neue Möglichkeit die Outlook Web App unter Windows 10 Desktop zu nutzen, mit Kachel bzw. Eintrag in das Startmenü. Und da OWA auch offline genutzt werden kann, ein vollständiger Ersatz der Desktopanwendung – na fast, mir fehlen die Quicksteps noch.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Mitmachen

Voraussetzungen Microsoft Edge auf Chromium-Basis (voraussichtlich ab dem 15.1. über Windows Update global verfügbar) und ein Office 365-Account.

1. Melden Sie sich in Ihrem Office 365 Account an unter portal.office.com oder office.com.

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Sie bekommen E-Mail-Anfragen und möchten regelmäßig alle E-Mail-Absender in eine Excel- oder SharePoint-Liste übernehmen, aus den Adressen einer Verteilerliste erstellen oder in Outlook als neue Kontakte anlegen? Kein Problem mit Outlook-Bordmitteln. Und so geht’s mit folgender Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Vorbereitungen

1. Legen Sie sich einen Unterordner an, in den Sie alle E-Mails kopieren, von denen Sie die E-Mail-Adressen benötigen

2. Kopieren Sie alle E-Mails in diesen Ordner

Schritt-für-Schritt-Lösung

Schritt 1 | Klicken Sie auf DATEI – ÖFFNEN UND EXPORTIEREN und anschließend WEITER

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Erstellen Sie ganz einfach Umfragen, um Kundenfeedback zu sammeln, die Mitarbeiterzufriedenheit zu messen und Teamereignisse zu organisieren.

Microsoft Forms ist bedienerfreundlich, funktioniert in jedem Browser, auf jedem Handy oder Tablet und enthält Designs und Frageverzweigungen, sodass Sie nicht viel Arbeit investieren müssen, um eine großartige Umfrage zu erstellen.

Umfragen

Mit Forms erstellen Sie in einer einfachen, intuitiven Art und Weise Online-Umfragen. Nach der Erstellung eines Formulars können Sie interne und externe Personen einladen, das Formular auszu­füllen.

Abstimmungen

Finden Sie heraus, was der Kurs von Ihrer Reiseidee hält, wo sich die Teams besprechen möchten, oder wie sich Präsentationsteilnehmer fühlen.

Microsoft Forms passt sich jedem Bildschirm an, sodass jeder ganz einfach Ihre Abstimmung ausfüllen kann, und sammelt Antworten in Echtzeit, damit Sie schnell Erkenntnisse erhalten.

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Seit heute ist bei mir auch die Änderung der OneDrive-Symbole in der der Taskleiste angekommen. Denke somit sind die Änderungen an der Office Oberfläche erstmal abgeschlossen. Mal schauen, wann sich die Menübänder verändern …

So schaut die Taskleiste jetzt aus – schick!

Also endlich einheitlich, Office 365 Portal und alle Produkt-Symbole unter Windows.

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