Damit aus Word heraus erzeugte PDF-Dokumente auch noch in vielen Jahren lesbar sind, lassen sie sich in einem speziellen Langzeitarchivformat – dem sogenannten PDF/A-Format (=ISO 19005) – speichern. Kai Schneider und Markus Hahner zeigen, wie dies im Handumdrehen funktioniert und was dabei zu beachten ist.

(C) 2020 – 2025 Das Lösungs-Video by Markus Hahner & Kai Schneider

Wir nutzen die Versammlungs-Funktion (englisch „Town Hall“, ehemals Liveereignis) von Microsoft Teams zum Aufzeichnen der Lösungs-Videos, finalisiert wird mit Camtasia von TechSmith.

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Das im Lösungsvideo 694 erzeugte Fotoalbum soll auf diversen Social Media-Plattformen veröffentlicht werden. Da dort keine PowerPoint-Dateien wiedergegeben werden können, zeigen Markus Hahner und Maria Hoeren wie sich das Ganze direkt in PowerPoint in ein Video umwandeln lässt.

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Damit im Unternehmen ein ganzes Team immer sofort Zugriff auf die gleichen Internetseiten hat, lassen sich gruppierte Tabs (siehe Lösungsvideo 740) in einem Arbeitsbereich zusammenfassen. Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, wie einfach das Anlegen, Teilen und Aktualisieren dieses Arbeitsbereichs ist.

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Damit alle im Team beim Arbeiten mit Snagit die gleichen (Corporate Design-)Farben im Rahmen eines individuellen Farbschemas zur Verfügung haben, lassen sich einmal angelegte Farbschemata auf dem Quell-PC im Handumdrehen exportieren und auf dem Ziel-PC wieder importieren. Kai Schneider und Axel Becker wissen, welche Schritte dafür notwendig sind.

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Ein enormer Vorteil von Camtasia ist, dass sich das Programm sehr umfangreich mit eigenen Farbschemen, Vorlagen, Tastenkombinationen und vielem mehr an die eigenen Bedürfnisse anpassen lässt. Welche Schritte notwendig sind, um all diese Einstellungen „am Stück“ zu speichern, damit sie von Kollegen oder auf einem anderen PC genutzt werden können, zeigen Kai Schneider und Axel Becker.

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Bis aus einer Camtasia-Bildschirmaufnahme ein fertiges Video wird, kann es dauern: Größe, Layout, Hintergrund, Effekte und Filter anpassen, kostet einfach seine Zeit. Wesentlich einfacher wird es mit dem Assistenten „Camtasia-Rev“, wie Markus Hahner und Axel Becker zeigen: Rev führt in einem einfachen Workflow durch alle wesentlichen Einstellungen und spart somit enorm viel Zeit.

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In der PowerPoint-Präsentation ist eine individuelle Farbpalette in Form eines Office-Designs hinterlegt. Die Farben sollen auch in der Excel-Arbeitsmappe und im Word-Dokument genutzt werden? Dominik Petri und Markus Hahner zeigen, wie sich Farben ganz leicht exportieren und im Zielprogramm wieder importieren lassen – sodass sie dauerhaft in der gewünschten Datei zur Verfügung stehen.

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Animierte Bilder? Es muss nicht immer gleich ein Video sein! Oft genügt hierfür eine animierte GIF-Grafik, wie Markus Hahner und Maria Hoeren eindrucksvoll zeigen. Und das Beste ist, dass sich diese ganz einfach mit den integrierten Funktionen aktueller PowerPoint-Versionen erstellen lässt.

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Leider lässt sich eine SharePoint-Liste einschließlich der darin enthaltenen Daten standardmäßig nicht von einem SharePoint-Server auf einen anderen übernehmen. Kai Schneider und Dominik Petri zeigen, wie sich diese Aufgabe mit wenigen Mausklicks über einen kleinen Excel-Umweg lösen lässt.

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Wie lässt sich beim PC-Wechsel ein auf dem PC gespeichertes Office-OneNote-Notizbuch übernehmen? So, dass das Notizbuch auf dem neuen PC möglichst unter dem gleichen Namen wieder zur Verfügung steht? Wie es mit wenigen Schritten garantiert gelingt, zeigen Kai Schneider und Markus Hahner.

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