Mit Unterstützung der Genehmigungsfunktion lassen sich sehr leicht Workflows für das Vier-/Mehr-Augen-Prinzip abbilden. So können beispielsweise Einkaufsanforderungen, Verträge, NDAs etc. ganz leicht genehmigt werden. Mit der von Markus Hahner und Kai Schneider gezeigten Vorgehensweise gelingt das auch direkt aus SharePoint heraus – der anfängliche Umweg über Teams ist nicht mehr notwendig. Einfach in SharePoint in der gewünschten Dokumentenbibliothek das Genehmigungsverfahren aktivieren, und schon kann für jedes Dokument mit einem Klick der Genehmigungsprozess gestartet werden. Selbstverständlich landen alle Anforderungen und genehmigten Dokumente auch beim Start aus SharePoint heraus in der zentralen Verwaltung/Übersicht in der Genehmigungs-App in Teams. (Das Lösungsvideo Nr. 953 wurde am19.6.2026 veröffentlicht.)

(C) 2020 – 2026 Das Lösungs-Video by Markus Hahner & Kai Schneider

Wir nutzen die Versammlungs-Funktion (englisch „Town Hall“, ehemals Liveereignis) von Microsoft Teams zum Aufzeichnen der Lösungs-Videos, finalisiert wird mit Camtasia von TechSmith.

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Wenn der Versand von E-Mails beispielsweise immer über die Info-Adresse des Unternehmens erfolgt, landen dort standardmäßig auch alle Antwort-E-Mails. Was tun, damit beim Klick auf „Antworten“, die Antwort-E-Mail automatisch beim entsprechenden Projektmitarbeiter und nicht im großen, unübersichtlichen allgemeinen Eingangskorb landet? Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, was hierzu in Outlook (classic) als auch in Outlook (new) einzustellen ist. Mit diesem Zeitspartrick lässt sich das mühsame manuelle Verteilen von Rückantworten automatisieren. Die E-Mails landen dann immer ganz automatisch beim richtigen Ansprechpartner.

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Mehrere Chatnachrichten „am Stück“ weiterleiten? War in der Vergangenheit leider nicht möglich, dort musste jede Nachricht mühsam einzeln versandt werden. Kai Schneider und Markus Hahner zeigen, wie einfach dies ab sofort in der aktuellen 365-Teams-Version möglich ist.

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In einer Excel-Arbeitsmappe lassen sich sehr einfach Kommentare für Dritte hinzufügen. Diese müssen dann informiert werden, die Arbeitsmappe öffnen, den Kommentar lesen usw. Zu umständlich? In der Tat, denn über den Kommentar zu informieren und dann zu reagieren, geht auch viel einfacher, wie Markus Hahner und Kai Schneider wissen.

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Befinden sich auf dem Bildschirmfoto persönliche Daten wie Kontonummern, die Adresse oder Telefonnummern? Dann lassen sich diese mühsam Schritt für Schritt manuell schwärzen. Oder Snagit übernimmt diese Aufgabe dank KI ganz automatisch, wie Kai Schneider und Axel Becker eindrucksvoll zeigen.

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Für Anmeldungen und vieles mehr wird in Forms-Formularen regelmäßig die E-Mail-Adresse des Ausfüllenden benötigt. Dominik Petri und Kai Schneider zeigen, mit welcher Einstellung sichergestellt wird, dass es sich bei der Eingabe auch um eine syntaktisch korrekte E-Mail-Adresse handelt.

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Ein Postfach in Outlook soll von mehreren Mitarbeitenden gleichzeitig genutzt werden können? Wie lässt sich am einfachsten solch ein Gruppen-Postfach anlegen? Können dort auch externe E-Mails empfangen werden? Für all diese Problemstellungen haben Markus Hahner und Kai Schneider die passenden Lösungen parat.

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Wird in einem Team ein Gast hinzugefügt, wird als Name des Gasts standardmäßig seine E-Mail-Adresse genutzt, was insbesondere bei mehreren Gästen mit Info-Adressen ziemlich verwirrend ist. Mit dem von Judith Dammer und Dominik Petri gezeigten Trick, lässt sich direkt beim Anlegen bereits ein sprechender Name zuweisen.

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Innerhalb eines Flow werden eingehende E-Mails bearbeitet. Leider reagiert der Flow auf alle E-Mails und unterscheidet nicht, wer sie versendet hat. Thomas Baumgartner und Dominik Petri zeigen, wie sich mithilfe einer zusätzlichen Bedingung beispielsweise gezielt die Absender-Domain prüfen lässt.

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Die Teams-Nachricht soll nicht sofort, sondern erst zu einem bestimmten Zeitpunkt im gewünschten Kanal veröffentlicht werden? Wie das Ganze im Zusammenspiel von Teams und Outlook möglich ist, zeigen Markus Hahner und Kai Schneider.

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