Meine Arbeitsweise in Outlook ist geprägt von einer elektronischen Wiedervorlage. E-Mails, die zu einem späteren Zeitpunkt eine Aktion verlangen wie Telefonat, Nachfassen o.ä., werden mit dem roten Fähnchen zur Wiedervorlage versehen. Somit wird eine Erinnerung generiert. Für mich perfekt, damit ich nichts vergessen kann.

Wiedervorlage in Teams einrichten

Genau diese Vorgehensweise fehlt mir im Moment in meinem Arbeitsablauf in TEAMS. Es gibt Chats, Unterhaltungen und Beiträge, die ich gerne auch zur Wiedervorlage definieren möchte/muss. Aber es gibt (noch) keine Möglichkeit, außer Copy und Paste in eine Outlook-Aufgabe oder in eine To Do-Aufgabe. Alternativ kann man Beiträge/Unterhaltungen speichern oder mit Outlook teilen und dann als Wiedervorlage definieren.

Die Herausforderung Home-Office betrifft natürlich auch Outlook. Wir wollen unsere Kunden, Partnerfirmen, Lieferanten natürlich informieren, dass wir nicht in der Firma sind, sondern im Home-Office und dadurch über eine andere Nummer erreichbar, andere Responsezeiten haben etc. pp.

Also stellen wir den Abwesenheitsassistenten ein über DATEI – INFORMATIONEN – Automatische Antworten (Außer Haus).

Nachteil dieser Methode: Jeder Sender einer E-Mail bekommt genau einmal die hinterlegte Nachricht. Und bei jetzt mittlerweile bald 5 Wochen Covid-19 Einschränkungen, hat der Sender diese E-Mail entweder gelöscht oder aber einfach die Infos vergessen.

Besser wäre es, dass der Sender immer eine E-Mail bekommt mit den Infos aus der Abwesenheitsnachricht.

Wer Outlook aus Microsoft 365 nutzt, der wird es lieben, dass Outlook auf allen Rechnern, Notebooks, etc. überall den gleichen Stand hat. Nicht mehr wie bei POP3 oder IMAP-Konten unterschiedliche Stände im Posteingang, den Kontakten und/oder im Kalender.

Und das alles legal auf mindestens 15 Notebooks / PCs / MACs installiert. Die möglichen Installationen auf mobilen Devices oder IPads lasse ich mal außen vor. Auch die Outlook Web App (OWA).

DAS Problem: Signaturen

Heute erreichte mich eine Anfrage aus der Schweiz: Seit dem Umstieg von Outlook 2010 auf Office 365 kann man in Outlook Aufgaben oder Termine nicht mehr mit Kontakten (Personen) verknüpfen – eine Art Mini-CRM. Gibt es eine Lösung für das Problem?

Ich bin fast am Verzweifeln, habe auf Office 365 gewechselt und
a) sind alle meine Verknüpfungen weg
b) diese hilfreiche Funktion gibt es nicht mehr.

Natürlich gibt es (noch) eine Lösung.

Schritt-für Schritt zum Erfolg.

Microsoft TEAMS hat einen weiteren Schritt der E-Mail-Integration erhalten. Ab sofort können Sie Unterhaltungen aus dem Chat oder aus Beiträgen mit Outlook teilen, sprich via Outlook an andere Empfänger teilen und das ohne TEAMS verlassen zu müssen.

Hinweis: Sie müssen Outlook Web App (OWA) aktiviert haben. Wenn OWA in Ihrem Tenant ausgeschaltet ist, wird die Option Mit Outlook teilen in Teams nicht angezeigt.

Um einen Chat oder einen Beitrag mit Outlook zu teilen, klicken Sie in der entsprechenden Unterhaltung/Chat auf die drei Punkte oben rechts und wählen aus dem Kontextmenü Mit Outlook teilen aus.

Die Desktop-App von Outlook bekommt zwar immer wieder kleine Neuerungen verpasst, aber die spannenden Änderungen die in der Outlook Web App schon enthalten sind, kommen (noch) nicht, z.B. To-Do anstatt der etwas angestaubten Outlook Aufgaben Modul, Integration von FindTime, den Versand einer E-Mail abbrechen, usw.

Mit dem neuen Edge-Browser und auch mit Google-Chrome (bei mir noch nicht) kommt eine neue Möglichkeit die Outlook Web App unter Windows 10 Desktop zu nutzen, mit Kachel bzw. Eintrag in das Startmenü. Und da OWA auch offline genutzt werden kann, ein vollständiger Ersatz der Desktopanwendung – na fast, mir fehlen die Quicksteps noch.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Mitmachen

Voraussetzungen Microsoft Edge auf Chromium-Basis (voraussichtlich ab dem 15.1. über Windows Update global verfügbar) und ein Office 365-Account.

1. Melden Sie sich in Ihrem Office 365 Account an unter portal.office.com oder office.com.

Sie bekommen E-Mail-Anfragen und möchten regelmäßig alle E-Mail-Absender in eine Excel- oder SharePoint-Liste übernehmen, aus den Adressen einer Verteilerliste erstellen oder in Outlook als neue Kontakte anlegen? Kein Problem mit Outlook-Bordmitteln. Und so geht’s mit folgender Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Vorbereitungen

1. Legen Sie sich einen Unterordner an, in den Sie alle E-Mails kopieren, von denen Sie die E-Mail-Adressen benötigen

2. Kopieren Sie alle E-Mails in diesen Ordner

Schritt-für-Schritt-Lösung

Schritt 1 | Klicken Sie auf DATEI – ÖFFNEN UND EXPORTIEREN und anschließend WEITER

Wer Outlook aus Office 365 benutzt und seinen Update-Kanal auf Insider oder monatlich gestellt hat, kann jetzt schon auf eine geniale Neuerungen zugreifen: Die Outlook-Einstellungen werden/können in der Cloud gespeichert werden.